Lors d’un premier import, beaucoup font d’abord attention au prix produit, au fret, aux conditions de paiement et au délai.
Mais une fois arrivé à l’étape de l’expédition, on entend souvent surgir un terme : Bill of Lading.
Certains l’appellent B/L, d’autres le traduisent par connaissement, d’autres encore disent connaissement maritime.
En aérien, on voit souvent l’Air Waybill, soit AWB, aussi appelé lettre de transport aérien (pour le choix du mode de transport, voir Mer, air ou express — comment choisir).
Pour un débutant, ces termes se mélangent facilement. Ce sont tous des documents en anglais, tous liés au transport, et l’on a l’impression qu’il suffit que le transitaire s’en occupe.
Mais le connaissement n’est pas une pièce jointe facultative.
Il représente en général le justificatif de transport de l’envoi et touche aussi la réception, le dédouanement, la propriété de la marchandise et la livraison ultérieure. Si vous n’y comprenez rien, vous pourriez vous retrouver, marchandise arrivée, sans savoir à qui vous adresser, quel document présenter ni où la mainlevée n’a pas encore été faite.
Cet article décompose donc d’abord en clair quelques notions de base : ce qu’est un Bill of Lading, en quoi connaissement maritime et documents aériens diffèrent, ce que fait le transitaire au milieu, et quoi confirmer avant la réception.
Qu’est-ce qu’un Bill of Lading ?
Le Bill of Lading est souvent abrégé B/L et traduit par connaissement.
En maritime, c’est un document de transport très important.
Voyez-le d’abord comme un ensemble de trois choses :
Premièrement, c’est la preuve que le transporteur ou la compagnie maritime a reçu la marchandise.
Deuxièmement, il enregistre d’où part l’envoi, vers où il va, qui est le destinataire et en quoi consiste la marchandise.
Troisièmement, dans certains cas, il peut aussi toucher la propriété de la marchandise et déterminer qui peut la retirer.
Pour un débutant, nul besoin de mémoriser d’emblée la définition juridique. Retenez une chose :
Le connaissement maritime n’est pas un simple avis ; c’est un document clé du processus de réception et de mainlevée.
Si les informations du connaissement sont erronées, ou s’il est mal géré, la marchandise, même arrivée au port, peut ne pas être retirable sans encombre.
Quelles informations voit-on en général sur un connaissement ?
Les formats varient, mais on voit couramment plusieurs catégories d’informations.
Par exemple :
Shipper, c’est-à-dire l’expéditeur ou le vendeur.
Consignee, c’est-à-dire le destinataire ou la partie import.
Notify Party, c’est-à-dire la partie à notifier à l’arrivée.
Port of Loading, c’est-à-dire le port de chargement.
Port of Discharge, c’est-à-dire le port de déchargement.
Vessel / Voyage, c’est-à-dire le nom du navire et le voyage.
Description of Goods, c’est-à-dire la description de la marchandise.
Packages / Weight / Measurement, c’est-à-dire nombre de colis, poids, volume.
Freight Terms, c’est-à-dire les conditions de fret.
B/L Number, c’est-à-dire le numéro de connaissement.
Ces champs paraissent nombreux, mais un débutant n’a pas à tout comprendre d’un coup.
Confirmez au moins quelques points clés : les noms de société sont-ils corrects, le destinataire est-il la bonne partie, les ports sont-ils corrects, la description est-elle globalement plausible, nombre de colis et poids coïncident-ils avec la liste de colisage.
Si ces informations de base sont erronées, dédouanement et réception peuvent ensuite se bloquer.
Connaissement maritime et connaissement aérien sont-ils identiques ?
Beaucoup mélangent connaissement maritime et connaissement aérien.
Mais à proprement parler, Bill of Lading est surtout l’appellation maritime ; en aérien, on voit l’Air Waybill, soit AWB.
Certains appellent aussi l’AWB « connaissement aérien », mais sa nature n’est pas tout à fait celle du B/L maritime.
Le B/L maritime peut, dans certains cas, toucher au transfert de propriété, surtout sous ses formes connaissement original, telex release, Sea Waybill, dont le traitement diffère.
L’AWB aérien s’apparente davantage à un document de transport aérien, servant à enregistrer les informations de fret aérien et l’organisation de réception ; il n’est en général pas manipulé comme un titre de propriété à la manière d’un connaissement original maritime.
Pour un premier import, comprenez-le simplement :
Le document maritime courant est le B/L.
Le document aérien courant est l’AWB.
Les deux touchent au transport et à la réception, mais traitement, mode de mainlevée, rythme et notion de propriété peuvent différer.
Ne prenez donc pas tout document en anglais pour le même connaissement, et ne plaquez pas le processus maritime sur l’aérien.
Que sont connaissement original, telex release et Sea Waybill ?
Ce qui embrouille le plus les débutants en maritime, ce sont les différents modes de mainlevée.
On entend couramment connaissement original, telex release, Sea Waybill.
Le connaissement original se comprend comme la méthode plus traditionnelle. L’acheteur peut devoir obtenir le document original pour effectuer le retrait au port de destination. Cette méthode est plus rigoureuse, mais surveillez les délais d’envoi et de traitement des documents.
Le telex release est souvent ainsi nommé. En gros, une fois l’instruction de mainlevée donnée côté expédition, le port de destination n’a pas forcément à attendre l’arrivée du connaissement original papier ; la partie réception peut traiter la suite selon l’avis de mainlevée. Courant quand les deux parties ont une certaine confiance ou que les conditions de paiement sont réglées.
La Sea Waybill s’apparente à un document de transport maritime non négociable ; le destinataire est en général clair, sans échange de document contre marchandise comme pour le connaissement original.
Mais ce ne sont là que des bases ; selon compagnie maritime, transitaire, pays, conditions de paiement et arrangement commercial, il y a des différences.
Ne demandez pas seulement « lequel est le mieux », mais d’abord :
Quel mode de mainlevée pour cet envoi ?
Qui l’organise ?
La mainlevée a-t-elle lieu seulement après confirmation du paiement ?
Les documents affectent-ils le délai de retrait ?
Que doit préparer la partie réception au port de destination ?
Poser clairement ces questions est plus utile que mémoriser des termes.
Que fait le transitaire dans le processus de connaissement ?
Beaucoup de débutants en import confondent les rôles du transitaire, de la compagnie maritime et de l’agent en douane.
En clair, le transitaire est en général le rôle intermédiaire qui organise transport, réservation de fret, documents, fret et remise de la marchandise.
En maritime, le transitaire peut aider à organiser l’expédition, dialoguer avec la compagnie maritime, fournir un projet de connaissement, confirmer les informations, traiter le telex release ou les documents associés.
En aérien, le transitaire peut fournir les informations d’AWB, les données de vol, l’avis d’arrivée et l’organisation du retrait à destination.
Mais le transitaire n’est pas un dieu.
Il a besoin de données produit correctes, de données destinataire, de conditions d’expédition, de contenu documentaire et du statut de paiement pour faire avancer le processus.
Si facture commerciale, liste de colisage, données destinataire ou informations de connaissement sont floues dès le départ, le transitaire revient sans cesse demander confirmation.
Le processus de connaissement n’est donc pas l’affaire du seul transitaire ; acheteur et vendeur doivent fournir clairement les données de base.
À réception d’un projet de connaissement, que regarder d’abord ?
Avant l’expédition, le fournisseur ou le transitaire fournit souvent un projet de connaissement à confirmer.
Ne répondez pas seulement « OK ». Regardez au moins quelques points.
Premièrement, le nom du destinataire est-il correct.
Si nom de société, adresse ou contact sont erronés, cela peut ensuite affecter dédouanement ou retrait.
Deuxièmement, la Notify Party est-elle correcte.
Certaines commandes désignent transitaire, agent en douane ou contact de l’acheteur comme partie à notifier. Une erreur ici, et l’avis d’arrivée part à la mauvaise personne.
Troisièmement, les ports sont-ils corrects.
Si port de chargement, de déchargement ou destination sont mal saisis, les problèmes suivants sont importants.
Quatrièmement, la description est-elle plausible.
Ne regardez pas seulement s’il y a de l’anglais, mais si la désignation correspond à la marchandise réelle. Une description trop vague ou fausse peut ensuite affecter le rapprochement documentaire.
Cinquièmement, nombre de colis, poids, volume coïncident-ils avec la liste de colisage.
Le nombre de colis et le poids du connaissement n’ont pas à correspondre à chaque détail SKU, mais doivent globalement coïncider avec les données de colisage.
Sixièmement, le mode de mainlevée est-il conforme à l’accord.
Connaissement original, telex release ou Sea Waybill ? Mainlevée après confirmation du paiement, ou directement après expédition ? Tout cela est à confirmer d’abord.
Que se passe-t-il si le connaissement est erroné ?
Une erreur sur le connaissement ne tourne pas toujours à la catastrophe, mais coûte en général du temps.
Si le destinataire est erroné, il faut peut-être modifier le document.
Si le port est erroné, le problème peut être plus pénible.
Si la description ne coïncide pas avec les autres documents, dédouanement ou réception peuvent exiger des compléments.
Si nombre de colis ou poids s’écartent trop de la liste de colisage, cela peut déclencher une vérification du transitaire, de l’agent en douane ou de l’entrepôt.
Si le mode de mainlevée n’est pas clair, l’acheteur peut découvrir, marchandise arrivée au port de destination, qu’il ne peut pas encore la retirer.
Ces problèmes ne tiennent souvent pas à la marchandise elle-même, mais à des documents non rapprochés.
La confirmation du connaissement n’est donc pas une formalité. C’est un rapprochement documentaire important avant l’expédition.
Quel rapport entre connaissement et CI / PL ?
Facture commerciale, liste de colisage (Qu’est-ce que la CI / PL) et Bill of Lading figurent souvent ensemble dans le dossier documentaire d’un envoi.
Ils regardent sous des angles différents.
La facture commerciale regarde surtout contenu et montant de la transaction.
La liste de colisage regarde surtout contenu de colisage, nombre de cartons, poids et dimensions.
Le Bill of Lading regarde surtout transport, réception, ports et informations de mainlevée.
Ces trois documents n’ont pas à être identiques champ par champ, mais leurs informations clés doivent coïncider.
Par exemple, la désignation ne doit pas trop différer, nombre de cartons et poids doivent être plausibles, les données destinataire ne doivent pas se contredire, les lots d’expédition doivent coïncider.
Si la CI porte toute la commande, la PL ce lot et le B/L un autre nombre de colis, confirmez si c’est dû à une expédition fractionnée et non à une erreur documentaire.
L’erreur la plus fréquente du débutant est de ne regarder qu’un seul des documents, sans rapprocher les trois ensemble.
À un premier import, comment interroger le fournisseur ?
Si vous ne maîtrisez pas le connaissement, inutile de faire semblant.
Demandez directement au fournisseur ou au transitaire de clarifier quelques points :
Cet envoi est-il maritime ou aérien ?
En maritime, sera-ce connaissement original, telex release ou Sea Waybill ?
En aérien, quand l’AWB sera-t-il fourni ?
Quand le projet de connaissement ou de LTA pourra-t-il être confirmé ?
Qui inscrire comme destinataire et partie à notifier ?
La confirmation du paiement affecte-t-elle la mainlevée ?
Une fois la marchandise à destination, qui notifie la réception ou le dédouanement ?
Ces questions sont basiques, mais très utiles.
Demander clairement n’est pas honteux. Le vrai ennui, c’est de ne rien demander et de découvrir, marchandise arrivée, que les documents ne sont pas réglés.
Comprendre le connaissement, c’est comprendre une partie du processus d’expédition
Le connaissement n’est pas réservé aux négociants chevronnés.
Dès lors que vous importez, vous rencontrerez tôt ou tard B/L, AWB, telex release, avis de réception, documents de dédouanement.
Nul besoin de maîtriser d’emblée toutes les règles documentaires, mais sachez au moins de quoi chaque document est responsable.
La CI regarde transaction et montant.
La PL regarde colisage et quantité.
Le B/L ou l’AWB regardent transport, réception et mainlevée.
Si ces trois axes sont clairement distingués, beaucoup de problèmes documentaires ne se mélangent plus.
Pour un premier import, l’essentiel n’est pas de mémoriser des termes, mais de savoir à qui s’adresser, où regarder et quoi confirmer.
Une fois le connaissement compris, avis du transitaire, organisation du dédouanement, jalons de réception et avancement des expéditions fractionnées s’enchaînent ensuite plus aisément. Pour la liste complète des documents d’export, voir Checklist du dossier de documents d’export.