Lors d’un premier import, beaucoup demandent d’abord au fournisseur : quand la marchandise part-elle ? Quel est le fret ? Quand les documents arrivent-ils ?
Mais une fois aux étapes d’expédition et de dédouanement, plusieurs rôles s’ajoutent : transitaire, agent en douane, compagnie maritime, compagnie aérienne, entrepôt, importateur.
Pour un débutant, les plus faciles à confondre sont l’agent en douane et le transitaire.
Certains croient que le transitaire est l’agent en douane, d’autres que le fournisseur gère toutes les questions douanières, d’autres encore qu’une fois la marchandise arrivée, la logistique l’amènera naturellement jusqu’à la porte.
En pratique, ce n’est pas forcément le cas.
En clair :
Le fournisseur fournit la marchandise, les données d’expédition et les documents côté export.
Le transitaire aide surtout à organiser transport, réservation de fret, retrait, fret et remise logistique.
L’agent en douane aide surtout à traiter déclaration import/export, classement tarifaire, documents de dédouanement et échanges avec la douane.
Ces rôles sont parfois regroupés dans une même société, parfois séparés. Nul besoin de tout comprendre d’emblée, mais sachez au moins qui fait quoi en gros.
Sinon, quand documents bloquent, marchandise coince au port, tarif à confirmer ou pièce de dédouanement manque, vous vous adressez facilement à la mauvaise partie et perdez beaucoup de temps.
Que fait un agent en douane ?
L’agent en douane se dit souvent Customs Broker en anglais.
Comprenez-le comme : la personne qui aide les importateurs/exportateurs à déclarer la marchandise à la douane.
À l’import d’un lot, il faut en général déclarer à la douane locale. La déclaration peut inclure désignation, quantité, montant, code HS, matière, usage, origine, données importateur, informations de taxes, etc.
Le travail de l’agent en douane consiste à aider à préparer et soumettre ces données, et à traiter les documents ou compléments exigés par la douane.
Il ne se contente pas de soumettre vos documents.
L’agent en douane aide en général aussi à confirmer si la désignation déclarée est plausible, si le code HS doit être ajusté, si les documents sont complets, comment les taxes se calculent en gros, si la douane exige des compléments ou un contrôle.
Pour un débutant en import, retenez :
Tout ce qui touche à la déclaration douanière, au dédouanement, au tarif, aux taxes et à la conformité documentaire passe le plus souvent par l’agent en douane.
À l’entrée d’une marchandise dans le système douanier, ce ne sont pas seulement le fournisseur et le transitaire qui décident ; le jugement de l’agent en douane côté import compte aussi.
Que fait un transitaire ?
Le transitaire se dit souvent Freight Forwarder en anglais.
Le transitaire aide surtout à organiser le transport de la marchandise.
Par exemple, de l’entrepôt du fournisseur au port, du port au navire, du dédouanement au port de destination jusqu’à l’entrepôt — beaucoup d’opérations de transport sont en jeu.
Le transitaire peut aider à :
organiser maritime, aérien ou express ;
réserver le fret ;
organiser le retrait ;
confirmer dates de navire ou de vol ;
fournir un devis de fret ;
coordonner les documents d’expédition ;
fournir les informations de connaissement ou de LTA ;
organiser la livraison à destination.
Certaines sociétés de transit ont leur propre service de dédouanement ou travaillent avec un agent en douane fixe ; on a donc l’impression qu’elles peuvent tout faire.
Mais conceptuellement, le transitaire penche vers la logistique/transport, l’agent en douane vers le dédouanement/déclaration.
Certaines commandes sont prises en charge de bout en bout par le transitaire, mais sachez quel segment est un problème de logistique et lequel de dédouanement.
En quoi agent en douane et transitaire diffèrent-ils ?
La distinction la plus simple :
Le transitaire gère comment la marchandise circule.
L’agent en douane gère comment la marchandise est déclarée à l’import/export.
Le transitaire se soucie d’où retirer la marchandise, du maritime ou aérien, du port, du navire, du fret, de l’émission du connaissement, de la livraison après arrivée.
L’agent en douane se soucie de la déclaration de désignation, du classement HS, de la complétude des documents, du calcul des taxes, des compléments exigés par la douane, du bon dédouanement de la marchandise.
Si la marchandise n’est pas encore partie et que la date de navire change, demandez d’abord au transitaire.
Si la marchandise est au port et que la douane exige des compléments, demandez à l’agent en douane.
Si les données du connaissement posent problème, transitaire et fournisseur peuvent être tous deux concernés.
Si le code HS est incertain, l’agent en douane est en général plus proche du jugement réel du pays d’import que le fournisseur.
Mais en réalité, les deux ne se distinguent pas toujours nettement. Beaucoup de sociétés offrent à la fois transit et dédouanement.
Inutile donc de mémoriser des noms de société ; regardez la nature du problème :
Est-ce un problème d’organisation de transport ou de déclaration de dédouanement ?
Ainsi, on s’adresse moins au mauvais interlocuteur.
Le fournisseur peut-il aussi gérer mon dédouanement ?
Cela dépend de vos conditions commerciales et de l’étendue de service.
Certains fournisseurs préparent seulement la marchandise et la remettent au transitaire désigné par l’acheteur.
Certains peuvent aider au dédouanement export.
Certains peuvent vous trouver un transitaire, voire chiffrer un fret porte-à-porte.
Certains ne fournissent que CI, PL, données produit et documents d’export ; le dédouanement import est à la charge de l’acheteur.
Cela tient beaucoup aux conditions commerciales. EXW, FOB, CIF, DDP recouvrent des étendues de responsabilité différentes.
Si vous débutez en import, ne demandez pas seulement « pouvez-vous expédier ».
Mieux vaut demander :
Jusqu’à quel jalon êtes-vous responsables ?
Qui gère le dédouanement export ?
Qui gère le dédouanement import ?
Le transitaire est-il organisé par vous ou désigné par moi ?
Qui paie frais de port de destination et taxes d’import ?
Si des données de dédouanement sont nécessaires, qui les fournit ?
Poser clairement ces questions vaut bien mieux que de découvrir après coup que personne ne gère le dédouanement.
Quand a-t-on besoin d’un agent en douane ?
Pas tout petit colis ne vous met en contact direct avec un agent en douane.
Pour un petit express, la société de courrier intègre parfois le dédouanement dans son service.
Mais pour un import B2B formel, maritime, aérien, gros volume, achat société, déclaration d’import officielle, il faut en général un agent en douane ou un rôle équivalent.
Cas courants :
marchandise importée par maritime ou aérien ;
valeur élevée nécessitant une déclaration formelle ;
nombreux types de produits dont le code HS est à confirmer ;
produits touchant au contact alimentaire, à l’électrique, à la coutellerie, à des matières spéciales ou à d’autres réglementations d’import ;
la société de l’acheteur a besoin de documents d’import officiels pour la comptabilité ou la mise en stock ;
la douane exige compléments, contrôle ou correction de déclaration.
Dans ces cas, sans contact douanier familier, le débutant se bloque facilement.
L’agent en douane ne résout pas forcément tout, mais peut au moins dire à quel segment ça coince, quoi compléter et comment poursuivre.
Quelles données un agent en douane vous demande-t-il en général ?
Cela varie selon pays, produits et mode de dédouanement, mais un débutant peut préparer quelques catégories de base.
Premièrement, les documents commerciaux.
Par exemple facture commerciale, liste de colisage, contrat, données de paiement ; parfois aussi connaissement ou LTA.
Deuxièmement, les données produit.
Par exemple désignation, matière, usage, spécifications, photos, catalogue, composition, contact alimentaire, fonction électrique.
Troisièmement, les données importateur.
Par exemple nom de société, adresse, données fiscales ou d’enregistrement, contact, licence d’import ou autorisations.
Quatrièmement, les données de transport.
Par exemple nom de navire et voyage, numéro de connaissement, date d’arrivée, numéro de conteneur, nombre de colis, poids, volume.
Cinquièmement, les documents spéciaux.
Par exemple certificat d’origine, documents d’inspection, documents de sécurité produit, déclarations de contact alimentaire, certificats de matière — pas nécessaires à chaque lot, mais pour certains produits.
Quand l’agent en douane demande des données, ce n’est donc pas forcément pour vous embêter. Souvent, la déclaration douanière a besoin d’informations produit plus claires.
Où les débutants s’adressent le plus souvent à la mauvaise personne
Premier cas : poser une question de dédouanement au fournisseur.
Le fournisseur fournit données produit et documents d’export, mais les exigences de la douane du pays d’import relèvent en général de l’agent en douane côté import.
Deuxième cas : poser un retard logistique à l’agent en douane.
Si le problème est retard de navire, retard de vol, congestion portuaire, marchandise non arrivée, cela relève plutôt du transitaire ou du transporteur.
Troisième cas : ne poser le code HS qu’au fournisseur.
Le fournisseur fournit un classement de référence, mais la déclaration d’import finale relève en général du jugement douanier du pays d’import.
Quatrième cas : mélanger conditions de paiement et problème de mainlevée.
Si le transitaire dit que la mainlevée n’est pas possible, ce peut être des documents incomplets, un telex release non encore fait par le fournisseur, ou des conditions de paiement non remplies. Distinguez qui retient le processus.
Cinquième cas : prendre le DDP pour « rien à gérer ».
Le DDP semble tout pris en charge par le fournisseur, mais en pratique il faut confirmer taxes, données importateur, étendue de responsabilité, traitement des anomalies. Ne croyez pas qu’un porte-à-porte est sans risque.
À un premier import, comment organiser les interlocuteurs ?
Pour un premier import, la démarche réaliste n’est pas de porter seul tous les documents, mais de clarifier d’abord les interlocuteurs.
Confirmez d’abord :
Quels documents le fournisseur fournit-il ?
Le transitaire est-il organisé par le fournisseur ou désigné par vous ?
L’agent en douane est-il associé au transitaire ou trouvé par vous ?
Qui fournit les données importateur ?
Qui juge le code HS au départ, qui le confirme à la fin ?
Qui vous notifie après l’arrivée ?
Qui organise la livraison une fois le dédouanement terminé ?
Poser ces questions au départ fait gagner beaucoup de temps.
Si vous êtes une petite société ou débutez en import B2B, commencez par un guichet unique offrant transit plus dédouanement. Une fois le processus maîtrisé, séparez peu à peu pour comparer prix et services.
Le débutant ne craint pas tant de payer un peu de frais de service que de découvrir, marchandise arrivée, que personne ne gère le dédouanement.
Quand les documents bloquent, déterminez d’abord à quel segment
Quand documents ou dédouanement bloquent, ne vous précipitez pas pour blâmer une partie.
Déterminez d’abord à quel segment se situe le problème.
Si désignation, quantité ou montant de la CI / PL sont flous, retournez en général vers le fournisseur pour correction.
En cas de doute sur le code HS ou le classement tarifaire, demandez en général à l’agent en douane.
En cas de problème de connaissement, vol, date de navire, date d’arrivée ou données de mainlevée, confirmez en général avec le transitaire ou le transporteur.
Si le paiement n’est pas terminé ou le fournisseur n’a pas fait la mainlevée, revenez aux conditions commerciales et au processus de paiement.
Si données importateur, licences ou documents d’inspection spéciaux manquent, c’est peut-être à l’acheteur de compléter.
Décomposer clairement le problème évite de tout jeter sur une même personne.
Dans le processus d’import B2B, beaucoup de retards n’ont pas une cause unique, mais un entrelacs de documents, paiement, transport et dédouanement. Mieux vous distinguez les rôles, plus vite vous trouvez la vraie direction de traitement.
Distinguer d’abord les rôles, pour que l’import ne soit pas une boîte noire
Agent en douane, transitaire et fournisseur ne sont pas le même rôle.
Le fournisseur fournit marchandise et documents commerciaux.
Le transitaire organise transport et remise logistique.
L’agent en douane aide à la déclaration, au dédouanement et au traitement des documents douaniers.
Certaines sociétés intègrent ces services, mais la nature du travail reste différente.
Pour un débutant en import, nul besoin de connaître tous les processus le premier jour. Savoir qui fait quoi en gros évite déjà beaucoup de confusion.
Quand vous comprenez CI, PL, code HS, B/L, puis le partage des rôles entre agent en douane et transitaire, tout le processus d’import ressemble moins à une boîte noire.
Vous savez mieux à qui demander quand la marchandise coince, à qui vous adresser pour un document manquant, quel segment regarder quand le dédouanement traîne.
C’est un pas important pour le débutant qui entre dans le processus d’import B2B.