À retenir
- Pack standard : Proforma, facture commerciale, packing list, B/L, certificat d'origine, rapport d'inspection.
- Émettre chaque document avec la même référence PO + PI ; douane, finance et QC peuvent rapprocher sans email parallèle.
- Conserver le numéro de version dans le nom de fichier ; les acheteurs multi-ports doivent pouvoir prouver la révision payée.
- Stocker les PDF signés dans le portail client ; éviter WeChat/WhatsApp comme unique canal pour les documents commerciaux.
Pack documentaire standard
Une commande export B2B complète inclut généralement :
Proforma Invoice (PI) — référence de confirmation de commande
Commercial Invoice — déclaration douanière et rapprochement paiement
Packing List — détail par carton, poids et dimensions
Bill of Lading (B/L) — récépissé maritime
Certificate of Origin (CO) — selon les exigences du pays de destination
Points importants
PI, Invoice, Packing List et informations du transitaire doivent être cohérents
Verrouiller les versions de la cotation et de la commande pour éviter les écarts
Utiliser l'historique de fichiers du portail pour la piste d'audit et la traçabilité