Beim ersten Import fragen viele zuerst den Lieferanten: Wann geht die Ware raus? Wie hoch ist die Fracht? Wann kommen die Dokumente?
Doch in der Versand- und Verzollungsphase kommen oft mehrere Rollen hinzu: Spediteur, Zollagent, Reederei, Fluggesellschaft, Lager, Importeur.
Für Einsteiger sind Zollagent und Spediteur am leichtesten zu verwechseln.
Manche meinen, der Spediteur sei der Zollagent, manche meinen, der Lieferant kläre alle Zollfragen, und manche meinen, sobald die Ware da ist, bringe die Logistik sie schon vor die Tür.
In der Praxis ist das nicht zwingend so.
Einfach gesagt:
Der Lieferant ist zuständig für Ware, Versandangaben und Dokumente der Exportseite.
Der Spediteur organisiert vor allem Transport, Frachtraumbuchung, Abholung, Fracht und logistische Übergabe.
Der Zollagent bearbeitet vor allem Ein-/Ausfuhranmeldung, Tarifeinstufung, Zolldokumente und den Verkehr mit dem Zoll.
Diese Rollen werden mal von einem Unternehmen gebündelt, mal getrennt erbracht. Sie müssen nicht gleich alle Details kennen, sollten aber zumindest wissen, wer ungefähr wofür zuständig ist.
Sonst wenden Sie sich leicht an den Falschen und verlieren viel Zeit, wenn Dokumente stocken, Ware im Hafen hängt, ein Tarif zu klären ist oder Zollunterlagen fehlen.
Was macht ein Zollagent?
Der Zollagent heißt auf Englisch oft Customs Broker.
Sie können den Zollagenten zunächst verstehen als: die Stelle, die Ein-/Ausführer bei der Warenanmeldung beim Zoll unterstützt.
Beim Import einer Sendung muss man in der Regel beim lokalen Zoll anmelden. Die Anmeldung kann Warenname, Menge, Wert, HS Code, Material, Verwendung, Ursprung, Importeurdaten und Abgabeninfos enthalten.
Die Arbeit des Zollagenten besteht darin, diese Anmeldedaten aufzubereiten und einzureichen sowie die vom Zoll geforderten Dokumente oder Ergänzungen zu bearbeiten.
Es geht nicht nur darum, Dokumente für Sie einzureichen.
Der Zollagent hilft in der Regel auch zu bestätigen, ob der angemeldete Warenname plausibel ist, ob der HS Code anzupassen ist, ob die Dokumente vollständig sind, wie die Abgaben ungefähr berechnet werden und ob der Zoll Angaben oder eine Beschau verlangt.
Für Importeinsteiger lässt es sich so merken:
Was mit Zollanmeldung, Verzollung, Tarif, Abgaben und Dokumenten-Compliance zu tun hat, läuft meist über den Zollagenten.
Geht die Ware beim Import in das Zollsystem, entscheiden nicht nur Lieferant und Spediteur; auch das Urteil des Zollagenten auf der Importseite ist wichtig.
Was macht ein Spediteur?
Der Spediteur heißt auf Englisch oft Freight Forwarder.
Der Spediteur unterstützt vor allem die Organisation des Warentransports.
Etwa von Lieferantenlager zum Hafen, vom Hafen aufs Schiff, nach der Verzollung im Zielhafen ins Lager – dazwischen liegen viele Transportschritte.
Der Spediteur hilft ggf. bei:
Organisation von Seefracht, Luftfracht oder Kurier;
Frachtraumbuchung;
Abholung;
Bestätigung von Schiffs- oder Flugplänen;
Bereitstellung von Frachtangeboten;
Abstimmung der Versanddokumente;
Bereitstellung von B/L- oder Luftfrachtbriefangaben;
Organisation der Zustellung am Zielort.
Manche Speditionen haben eine eigene Zollabteilung oder arbeiten mit einem festen Zollagenten zusammen, sodass es wirkt, als könnten sie alles.
Konzeptionell liegt der Spediteur aber bei Logistik/Transport, der Zollagent bei Verzollung/Anmeldung.
Manche Aufträge wickelt der Spediteur durchgängig ab, doch Sie sollten wissen, welcher Abschnitt ein Logistikproblem und welcher ein Zollproblem ist.
Worin unterscheiden sich Zollagent und Spediteur?
Die einfachste Trennung:
Der Spediteur regelt, wie die Ware bewegt wird.
Der Zollagent regelt, wie die Ware ein-/ausfuhrtechnisch angemeldet wird.
Den Spediteur interessiert, wo abgeholt wird, See oder Luft, welcher Hafen, welches Schiff, wie hoch die Fracht, wie das B/L ausgestellt wird und wie nach Ankunft zugestellt wird.
Den Zollagenten interessiert, wie der Warenname angemeldet wird, wie der HS Code eingestuft wird, ob die Dokumente vollständig sind, wie die Abgaben berechnet werden, ob der Zoll Ergänzungen verlangt und ob die Ware reibungslos verzollt werden kann.
Ist die Ware noch nicht raus und der Schiffsplan ändert sich, fragen Sie meist zuerst den Spediteur.
Ist die Ware im Hafen und der Zoll verlangt Angaben, fragen Sie meist den Zollagenten.
Gibt es ein Problem mit den B/L-Angaben, können Spediteur und Lieferant beide betroffen sein.
Ist der HS Code unklar, ist der Zollagent meist näher am tatsächlichen Urteil des Einfuhrlands als der Lieferant.
In der Realität sind beide aber nicht immer sauber getrennt. Viele Firmen bieten Spedition und Verzollung zugleich.
Lernen Sie also keine Firmennamen auswendig, sondern schauen Sie auf den Kern des Problems:
Ist es ein Transportproblem oder ein Verzollungsproblem?
So wenden Sie sich seltener an den Falschen.
Kann der Lieferant auch die Verzollung übernehmen?
Das hängt von Handelsbedingungen und Leistungsumfang ab.
Manche Lieferanten machen die Ware nur bereit und übergeben sie dem vom Käufer benannten Spediteur.
Manche Lieferanten unterstützen die Exportverzollung.
Manche finden für Sie einen Spediteur oder bieten sogar einen Door-to-Door-Frachtpreis.
Manche liefern nur CI, PL, Produktdaten und Exportdokumente; die Verzollung auf der Importseite macht der Käufer selbst.
Das hängt stark mit den Handelsbedingungen zusammen. EXW, FOB, CIF, DDP etwa stehen für unterschiedliche Verantwortungsumfänge.
Fragen Sie als Importeinsteiger nicht nur „können Sie versenden“.
Besser fragen Sie:
Bis zu welchem Punkt sind Sie zuständig?
Wer übernimmt die Exportverzollung?
Wer übernimmt die Importverzollung?
Organisieren Sie den Spediteur oder benenne ich ihn?
Wer zahlt Zielhafenkosten und Einfuhrabgaben?
Wer liefert die Zollunterlagen, falls nötig?
Das klar zu fragen ist viel besser, als später festzustellen, dass niemand die Verzollung macht.
Wann braucht man einen Zollagenten?
Nicht jedes kleine Paket bringt Sie in direkten Kontakt mit einem Zollagenten.
Bei kleinen Kuriersendungen bündelt die Kurierfirma die Verzollung manchmal in der Leistung.
Doch bei formellem B2B-Import, Seefracht, Luftfracht, Großmengen, Firmenbeschaffung oder formeller Importanmeldung brauchen Sie meist einen Zollagenten oder eine gleichwertige Rolle.
Häufige Fälle:
Ware per See- oder Luftfracht importiert;
höherer Warenwert mit formeller Anmeldung;
viele Warenarten, bei denen der HS Code zu klären ist;
Ware mit Lebensmittelkontakt, Elektrogeräten, Messern, Sondermaterialien oder anderen Importvorschriften;
das Unternehmen braucht formelle Importdokumente für Buchhaltung oder Einlagerung;
der Zoll verlangt Angaben, Beschau oder eine Anmeldekorrektur.
In diesen Fällen stocken Einsteiger ohne vertrauten Zollkontakt leicht.
Der Zollagent löst nicht zwingend alle Probleme, kann aber zumindest sagen, an welchem Abschnitt es klemmt, was nachzureichen ist und wie es weitergeht.
Welche Unterlagen verlangt ein Zollagent meist?
Je nach Land, Ware und Anmeldeweise unterschiedlich, doch Einsteiger können einige Grundunterlagen vorbereiten.
Erstens Handelsdokumente.
Etwa Handelsrechnung, Packliste, Vertrag, Zahlungsdaten; in manchen Fällen auch B/L oder Luftfrachtbrief.
Zweitens Warenangaben.
Etwa Warenname, Material, Verwendung, Spezifikation, Fotos, Katalog, Zusammensetzung, Lebensmittelkontakt, Elektrofunktion.
Drittens Importeurdaten.
Etwa Firmenname, Adresse, Steuer-/Registrierungsdaten, Ansprechpartner, Einfuhrgenehmigung oder Vollmachten.
Viertens Transportdaten.
Etwa Schiffsname/Reise, B/L-Nummer, Ankunftsdatum, Containernummer, Stückzahl, Gewicht, Volumen.
Fünftens Sonderdokumente.
Etwa Ursprungszeugnis, Prüfdokumente, Produktsicherheitsdokumente, Lebensmittelkontakt-Erklärungen, Materialzeugnisse – nicht für jede Charge nötig, aber bei bestimmten Waren.
Fragt der Zollagent nach Unterlagen, ist das also nicht zwingend Schikane. Oft braucht die Zollanmeldung klarere Warenangaben.
Wo Einsteiger sich am häufigsten an den Falschen wenden
Erster Fall: eine Verzollungsfrage an den Lieferanten.
Der Lieferant liefert Warenangaben und Exportdokumente, doch wie der Zoll des Einfuhrlands fordert, hängt meist vom Zollagenten der Importseite ab.
Zweiter Fall: eine Logistikverzögerung an den Zollagenten.
Geht es um Schiffsverzug, Flugverzug, Hafenstau oder noch nicht angekommene Ware, liegt das meist näher beim Spediteur oder Frachtführer.
Dritter Fall: den HS Code nur beim Lieferanten erfragen.
Der Lieferant liefert eine Referenzeinstufung, doch die endgültige Importanmeldung hängt meist vom Zollurteil des Einfuhrlands ab.
Vierter Fall: Zahlungsbedingungen und Freigabe vermischen.
Sagt der Spediteur, die Ware könne noch nicht freigegeben werden, kann es an unvollständigen Dokumenten, am noch nicht erfolgten Telex Release des Lieferanten oder an noch offenen Zahlungsbedingungen liegen. Klären Sie, wer den Ablauf anhält.
Fünfter Fall: DDP für „nichts mehr zu tun“ halten.
DDP klingt, als regle der Lieferant alles, doch in der Praxis sind Abgaben, Importeurdaten, Verantwortungsumfang und Ausnahmebehandlung weiter zu klären. Nehmen Sie nicht an, dass Door-to-Door risikofrei ist.
Wie ordnet man die Kontakte beim ersten Import?
Beim ersten Import ist es am praktischsten, nicht alle Dokumente allein zu schultern, sondern zuerst die Kontakte zu ordnen.
Klären Sie zuerst:
Welche Dokumente liefert der Lieferant?
Organisiert der Lieferant den Spediteur oder benennen Sie ihn?
Stellt der Spediteur den Zollagenten oder finden Sie ihn selbst?
Wer liefert die Importeurdaten?
Wer beurteilt den HS Code zuerst, wer bestätigt ihn endgültig?
Wer benachrichtigt Sie nach Ankunft?
Wer organisiert die Zustellung nach abgeschlossener Verzollung?
Das anfangs klar zu fragen spart später viel Zeit.
Sind Sie ein kleines Unternehmen oder importieren zum ersten Mal B2B, können Sie mit einem One-Stop-Kontakt für Spedition plus Verzollung beginnen. Mit Routine trennen Sie es nach und nach auf, um Preise und Leistungen zu vergleichen.
Am meisten fürchten Einsteiger nicht etwas höhere Servicegebühren, sondern festzustellen, dass nach Warenankunft niemand für die Verzollung zuständig ist.
Wenn Dokumente stocken, zuerst den Abschnitt bestimmen
Stocken Dokumente oder Verzollung, schieben Sie nicht eilig einer Seite die Schuld zu.
Bestimmen Sie zuerst, an welchem Abschnitt es liegt.
Sind bei CI / PL Warenname, Menge oder Betrag unklar, geht es meist zurück zum Lieferanten zur Korrektur.
Bestehen Zweifel bei HS Code oder Tarifeinstufung, bitten Sie meist den Zollagenten um Beurteilung.
Gibt es Probleme bei Bill of Lading, Flug, Schiffsplan, Ankunftsdatum oder Freigabedaten, klären Sie meist mit Spediteur oder Frachtführer.
Ist die Zahlung nicht abgeschlossen oder hat der Lieferant nicht freigegeben, geht es ggf. zurück zu Handelsbedingungen und Zahlungsablauf.
Fehlen Importeurdaten, Genehmigungen oder Sonderprüfunterlagen, muss womöglich die Käuferseite nachreichen.
Wer das Problem sauber aufteilt, wirft nicht alles derselben Person zu.
Im B2B-Importprozess sind viele Verzögerungen keine Einzelursache, sondern ein Geflecht aus Dokumenten, Zahlung, Transport und Verzollung. Je klarer Sie die Rollen trennen, desto leichter finden Sie die echte Bearbeitungsrichtung.
Erst die Rollen klären, dann wird der Importprozess keine Blackbox
Zollagent, Spediteur und Lieferant sind nicht dieselbe Rolle.
Der Lieferant liefert Ware und Handelsdokumente.
Der Spediteur organisiert Transport und logistische Übergabe.
Der Zollagent unterstützt Anmeldung, Verzollung und Zolldokumente.
Manche Firmen integrieren diese Leistungen, doch die Natur der Arbeit bleibt unterschiedlich.
Importeinsteiger müssen nicht am ersten Tag alle Fachabläufe kennen. Schon zu wissen, wer ungefähr wofür zuständig ist, vermeidet viel Chaos.
Wenn Sie CI, PL, HS Code und B/L verstehen und dann die Arbeitsteilung von Zollagent und Spediteur kennen, wirkt der gesamte Importprozess weniger wie eine Blackbox.
Sie wissen besser, wen Sie bei hängender Ware fragen, an wen Sie sich bei fehlenden Dokumenten wenden und welchen Abschnitt Sie bei langsamer Verzollung prüfen.
Das ist ein wichtiger Schritt für Einsteiger in den B2B-Importprozess.