Beim ersten Import achten viele zuerst auf Produktpreis, Fracht, Zahlungsbedingungen und Lieferzeit.
Doch in der Versandphase fällt plötzlich ein Begriff: Bill of Lading.
Manche nennen es B/L, manche übersetzen es als Konnossement, manche sagen schlicht See-Konnossement.
Bei Luftfracht sieht man oft den Air Waybill, also AWB, häufig auch Luftfrachtbrief genannt (zur Wahl der Transportart siehe See, Luft oder Kurier – wie wählen).
Für Einsteiger geraten diese Begriffe leicht durcheinander. Schließlich sind es alles englische Dokumente, alle hängen mit Transport zusammen, und scheinbar muss sich nur der Spediteur darum kümmern.
Doch das B/L ist kein beliebiger Anhang.
Es steht in der Regel für den Transportnachweis dieser Sendung und beeinflusst auch Wareneingang, Verzollung, Eigentum an der Ware und die spätere Übergabe. Wer es gar nicht versteht, steht womöglich da: Die Ware ist da, aber unklar ist, an wen man sich wendet, welches Dokument man vorlegt und wo die Freigabe noch fehlt.
Dieser Beitrag schlüsselt daher zuerst einige Grundbegriffe in Klartext auf: Was ist ein Bill of Lading, worin unterscheiden sich See-Konnossement und Luftfrachtdokumente, was macht der Spediteur dazwischen und was vor dem Wareneingang zu klären ist.
Was ist ein Bill of Lading?
Das Bill of Lading wird meist als B/L abgekürzt und als Konnossement übersetzt.
In der Seefracht ist es ein sehr wichtiges Transportdokument.
Sie können es sich zunächst als Bündel von drei Dingen vorstellen:
Erstens ist es der Nachweis, dass Frachtführer oder Reederei die Ware erhalten hat.
Zweitens hält es fest, von wo die Sendung ausgeht, wohin sie geht, wer der Empfänger ist und was die Ware ungefähr ist.
Drittens kann es in bestimmten Fällen auch das Eigentum an der Ware betreffen und beeinflussen, wer die Ware abholen darf.
Als Einsteiger müssen Sie nicht gleich die juristische Definition auswendig lernen. Merken Sie sich nur eines:
Das See-Konnossement ist keine gewöhnliche Mitteilung, sondern ein zentrales Dokument im Ablauf von Wareneingang und Warenfreigabe.
Sind die B/L-Angaben falsch oder ist das B/L nicht sauber abgewickelt, lässt sich die Ware unter Umständen nicht reibungslos abholen, selbst wenn sie schon im Hafen ist.
Welche Angaben sieht man in der Regel auf einem B/L?
Die B/L-Formate sind nicht zwingend identisch, doch einige Angabenkategorien sind üblich.
Zum Beispiel:
Shipper, also Versender oder Verkäufer.
Consignee, also Empfänger oder Importseite.
Notify Party, also die bei Warenankunft zu benachrichtigende Stelle.
Port of Loading, also Verladehafen.
Port of Discharge, also Löschhafen.
Vessel / Voyage, also Schiffsname und Reise.
Description of Goods, also Warenbeschreibung.
Packages / Weight / Measurement, also Stückzahl, Gewicht, Volumen.
Freight Terms, also Frachtbedingungen.
B/L Number, also Konnossementnummer.
Diese Felder wirken zahlreich, doch Einsteiger müssen nicht alles auf einmal verstehen.
Bestätigen Sie zumindest einige Punkte: ob Firmennamen falsch sind, ob der Empfänger die richtige Stelle ist, ob die Häfen stimmen, ob die Warenbeschreibung grob plausibel ist und ob Stückzahl und Gewicht zur Packliste passen.
Sind diese Grundangaben falsch, können Verzollung und Wareneingang nachgelagert stocken.
Sind See-Konnossement und Luftfrachtbrief gleich?
Viele werfen See-Konnossement und Luftfrachtbrief in einen Topf.
Streng genommen ist Bill of Lading aber vor allem in der Seefracht gebräuchlich; bei Luftfracht sieht man in der Regel den Air Waybill, also AWB.
Manche nennen den AWB auch Luftfracht-Konnossement, doch seine Natur ist nicht ganz dieselbe wie beim See-B/L.
Das See-B/L kann in bestimmten Fällen den Eigentumsübergang betreffen, besonders in seinen Formen Original-Konnossement, Telex Release und Sea Waybill, die unterschiedlich abgewickelt werden.
Der Luft-AWB ist eher ein Luftfracht-Transportdokument zur Erfassung von Luftfrachtangaben und Empfangsorganisation; er wird in der Regel nicht wie ein Original-See-Konnossement als Eigentumstitel gehandhabt.
Wer zum ersten Mal importiert, kann es einfacher verstehen:
Das gängige Seefrachtdokument ist das B/L.
Das gängige Luftfrachtdokument ist der AWB.
Beide hängen mit Transport und Wareneingang zusammen, doch Abwicklung, Freigabeweise, zeitlicher Rhythmus und Eigentumskonzept können sich unterscheiden.
Halten Sie also nicht jedes englische Dokument für dasselbe Konnossement und übertragen Sie den Seefracht-Ablauf nicht direkt auf die Luftfracht.
Was sind Original-Konnossement, Telex Release und Sea Waybill?
Am meisten verwirren Einsteiger in der Seefracht die unterschiedlichen Freigabeweisen.
Üblich hört man Original-Konnossement, Telex Release und Sea Waybill.
Das Original-Konnossement lässt sich zunächst als die traditionellere Variante verstehen. Der Käufer muss womöglich das Originaldokument erhalten, um die Ware im Zielhafen abzuholen. Diese Variante ist strenger, aber auch Versand- und Bearbeitungszeit der Dokumente sind zu beachten.
Telex Release wird oft so genannt. Grob: Hat die Versandseite die Freigabeanweisung erteilt, muss der Zielhafen nicht zwingend auf das papierne Original-Konnossement warten; die Empfangsseite kann die Folgeschritte gemäß der Freigabemitteilung bearbeiten. Üblich, wenn beide Seiten ein gewisses Vertrauen haben oder die Zahlungsbedingungen erledigt sind.
Die Sea Waybill ist eher ein nicht übertragbares See-Transportdokument; der Empfänger ist meist klar, und es ist kein Dokumentenaustausch gegen Ware wie beim Original-Konnossement nötig.
Doch das ist nur ein Einstiegsverständnis; je nach Reederei, Spediteur, Land, Zahlungsbedingungen und Geschäftsvereinbarung gibt es Unterschiede.
Fragen Sie als Einsteiger nicht nur „welche ist besser“, sondern zuerst:
Welche Freigabeweise nutzt diese Sendung?
Wer organisiert das?
Wird erst nach Zahlungsbestätigung freigegeben?
Beeinflussen Dokumente die Abholzeit?
Was muss die Empfangsseite im Zielhafen vorbereiten?
Diese Fragen klar zu stellen ist nützlicher, als Begriffe auswendig zu lernen.
Was macht der Spediteur im B/L-Ablauf?
Viele Importeinsteiger sind unsicher, wer von Spediteur, Reederei und Zollagent was übernimmt.
Einfach gesagt ist der Spediteur in der Regel die Zwischenrolle, die Transport, Frachtraumbuchung, Dokumente, Fracht und Warenübergabe organisiert.
Bei Seefracht hilft der Spediteur ggf. bei Versandorganisation, Abstimmung mit der Reederei, Bereitstellung des B/L-Entwurfs, Bestätigung der B/L-Angaben sowie Telex Release oder zugehörigen Dokumenten.
Bei Luftfracht liefert der Spediteur ggf. AWB-Angaben, Flugdaten, Ankunftsmeldung und Abholorganisation am Zielort.
Doch der Spediteur ist nicht allmächtig.
Er braucht korrekte Warenangaben, Empfängerdaten, Versandbedingungen, Dokumenteninhalte und Zahlungsstatus, um den Ablauf voranzubringen.
Sind Handelsrechnung, Packliste, Empfängerdaten oder B/L-Angaben von Anfang an unklar, fragt auch der Spediteur wiederholt nach.
Der B/L-Ablauf ist also nicht allein Sache des Spediteurs; Käufer und Verkäufer müssen die Grunddaten klar liefern.
Worauf zuerst achten, wenn der B/L-Entwurf kommt?
Vor Versand stellen Lieferant oder Spediteur dem Käufer oft einen B/L-Entwurf zur Bestätigung.
Antworten Sie dann nicht nur mit „OK“. Prüfen Sie zumindest einige Stellen.
Erstens, ob der Empfängername korrekt ist.
Sind Firmenname, Adresse oder Kontakt falsch, kann das Verzollung oder Abholung beeinflussen.
Zweitens, ob die Notify Party korrekt ist.
Manche Aufträge benennen Spediteur, Zollagent oder einen vom Käufer bestimmten Ansprechpartner als Benachrichtigungsstelle. Ist diese Angabe falsch, geht die Ankunftsmeldung an die falsche Person.
Drittens, ob die Häfen korrekt sind.
Sind Verladehafen, Löschhafen oder Zielort falsch eingetragen, sind die Folgeprobleme groß.
Viertens, ob die Warenbeschreibung plausibel ist.
Schauen Sie nicht nur, ob Englisch da steht, sondern ob der Warenname zur tatsächlichen Ware passt. Eine zu vage oder völlig falsche Beschreibung kann den Dokumentenabgleich beeinflussen.
Fünftens, ob Stückzahl, Gewicht und Volumen zur Packliste passen.
Stückzahl und Gewicht auf dem B/L müssen nicht jedem SKU-Detail entsprechen, aber grob zu den Packdaten passen.
Sechstens, ob die Freigabeweise der Vereinbarung entspricht.
Original-Konnossement, Telex Release oder Sea Waybill? Freigabe nach Zahlungsbestätigung oder direkt nach Versand? Das ist vorab zu klären.
Was passiert, wenn das B/L falsch ist?
Falsche B/L-Angaben werden nicht jedes Mal zur Katastrophe, kosten aber meist Zeit.
Ist der Empfänger falsch, muss das Dokument ggf. geändert werden.
Ist der Hafen falsch, kann es noch heikler werden.
Passt die Warenbeschreibung nicht zu anderen Dokumenten, können bei Verzollung oder Wareneingang Angaben nachgefordert werden.
Weichen Stückzahl oder Gewicht zu stark von der Packliste ab, kann das Rückfragen von Spediteur, Zollagent oder Lager auslösen.
Ist die Freigabeweise nicht geklärt, merkt der Käufer womöglich erst im Zielhafen, dass er noch nicht abholen kann.
Am Ende liegt es oft nicht an der Ware selbst, sondern daran, dass die Dokumente nicht stimmig waren.
Die B/L-Bestätigung ist also keine Formsache. Sie ist ein wichtiger Dokumentenabgleich vor Versand.
Wie hängen B/L und CI / PL zusammen?
Handelsrechnung, Packliste (Was sind CI / PL) und Bill of Lading erscheinen oft gemeinsam im Dokumentenpaket einer Sendung.
Sie betrachten die Dinge aus unterschiedlichem Blickwinkel.
Die Handelsrechnung betrachtet vor allem Transaktionsinhalt und Betrag.
Die Packliste betrachtet vor allem Packinhalt, Kartonanzahl, Gewicht und Maße.
Das Bill of Lading betrachtet vor allem Transport, Wareneingang, Häfen und Freigabeangaben.
Diese drei Dokumente müssen nicht in jedem Feld identisch sein, doch die Kerninformationen müssen zueinander passen.
Etwa darf der Warenname nicht zu stark abweichen, Kartonanzahl und Gewicht müssen plausibel sein, Empfängerangaben dürfen sich nicht widersprechen, und die Versandchargen müssen zusammenpassen.
Nennt die CI den gesamten Auftrag, die PL diese Charge und das B/L wieder eine andere Stückzahl, klären Sie, ob es an einer Teillieferung liegt und nicht an einem Dokumentenfehler.
Am leichtesten irren Einsteiger, indem sie nur eines der Dokumente ansehen und nicht alle drei zusammen abgleichen.
Wie fragt man beim ersten Import am besten beim Lieferanten?
Sind Sie mit dem B/L nicht vertraut, tun Sie nicht so, als wüssten Sie viel.
Bitten Sie Lieferant oder Spediteur direkt, einige Dinge zu klären:
Ist diese Sendung Seefracht oder Luftfracht?
Bei Seefracht: Original-Konnossement, Telex Release oder Sea Waybill?
Bei Luftfracht: Wann gibt es den AWB?
Wann lässt sich der B/L- oder Frachtbrief-Entwurf bestätigen?
Wer wird als Empfänger und Notify Party eingetragen?
Beeinflusst die Zahlungsbestätigung die Freigabe?
Wer benachrichtigt nach Ankunft am Ziel über Wareneingang oder Verzollung?
Diese Fragen sind alle grundlegend, aber sehr praktisch.
Klar zu fragen ist keine Schande. Wirklich lästig ist, nichts zu fragen und erst bei Warenankunft zu merken, dass die Dokumente noch nicht abgewickelt sind.
Das B/L zu verstehen ist Teil des Verständnisses des Versandablaufs
Das B/L ist nichts nur für erfahrene Händler.
Sobald Sie importieren, treffen Sie früher oder später auf B/L, AWB, Telex Release, Ankunftsmeldung und Zolldokumente.
Sie müssen nicht gleich alle Dokumentenregeln beherrschen, sollten aber zumindest wissen, wofür jedes Dokument ungefähr zuständig ist.
Die CI betrachtet Transaktion und Betrag.
Die PL betrachtet Packen und Menge.
Das B/L oder der AWB betrachten Transport, Wareneingang und Freigabe.
Sind diese drei Richtungen klar getrennt, vermischen sich viele Dokumentenprobleme nicht.
Wer zum ersten Mal importiert, dem ist am wichtigsten nicht das Auswendiglernen von Begriffen, sondern zu wissen, wen man fragt, wo man hinschaut und was man bestätigt.
Hat man das B/L verstanden, lassen sich nachgelagert Spediteurmeldungen, Verzollung, Wareneingangspunkte und der Fortschritt bei Teillieferungen leichter anknüpfen. Eine vollständige Exportdokumentenliste finden Sie unter Checkliste: Export-Versanddokumente.