Kernaussagen
- Standardpaket: Proforma, Handelsrechnung, Packliste, B/L, Ursprungszeugnis, Prüfbericht.
- Alle Dokumente auf dieselbe PO- und PI-Referenz ausstellen — Zoll, Buchhaltung und QC stimmen so ohne Nebenkanäle ab.
- Versionsnummer im Dateinamen belassen. Käufer, die über mehrere Häfen verzollen, müssen oft nachweisen, welche Version bezahlt wurde.
- Signierte PDFs im Kundenportal ablegen; WeChat/WhatsApp sollten nie der einzige Kanal für Handelsdokumente sein.
Standard-Dokumentenpaket
Ein vollständiger B2B-Exportauftrag umfasst in der Regel:
Proforma Invoice (PI) — Referenz zur Auftragsbestätigung
Commercial Invoice — Zollanmeldung und Zahlungsabgleich
Packing List — Karton-Details mit Gewicht und Maßen
Bill of Lading (B/L) — Seefracht-Empfangsbestätigung
Certificate of Origin (CO) — je nach Anforderung des Ziellandes
Wichtige Hinweise
PI, Invoice, Packing List und Forwarder-Angaben müssen konsistent sein
Angebots- und Auftragsversionen fixieren, um Abstimmungslücken zu vermeiden
File-Historie im Portal als Audit-Trail und Rückverfolgung nutzen