Beim ersten Import schauen viele zuerst auf Handelsrechnung, Packliste, HS Code, B/L und Zollunterlagen.
Fragt dann der Zollagent oder die interne Käuferseite: „Gibt es ein Ursprungszeugnis?“, beginnt der Einsteiger zu zweifeln.
Was ist ein Ursprungszeugnis?
Reicht es, dass der Lieferant einen Vermerk schreibt?
Was sind FORM E und FORM AANZ?
Wird mit diesen Dokumenten der Zoll sicher günstiger?
Diese Fragen sind verbreitet, besonders beim ersten B2B-Import, bei grenzüberschreitender Beschaffung oder beim Kauf von Küchenwaren, Geschirr und Verpackungsmaterial bei asiatischen Lieferanten.
Ein Ursprungszeugnis lässt sich zunächst einfach verstehen als: ein formelles Dokument zum Nachweis des Warenursprungs.
Doch es ist nicht mit einem beiläufigen „Made in China“ oder „Made in Taiwan“ erledigt. Verschiedene Länder, Waren und Handelsabkommen können unterschiedliche Formate, Ausstellungsstellen und Dokumenteninhalte verlangen.
Als Einsteiger müssen Sie nicht gleich alle Regeln auswendig lernen. Schon zu wissen, wofür es ungefähr dient, wann es nötig sein kann, wer beantragt und was bei Fehlern passiert, vermeidet viel Chaos.
Was ist ein Ursprungszeugnis?
Das Ursprungszeugnis heißt auf Englisch oft Certificate of Origin, kurz CO.
Sein Zweck ist der Nachweis des Ursprungs dieser Sendung.
Ursprung meint hier nicht zwingend nur, von wo die Ware versandt wird, sondern als Produkt welchen Landes oder welcher Region die Ware nach den einschlägigen Regeln gilt.
Das ist wichtig.
Etwa bedeutet eine aus China auslaufende Sendung nicht, dass jede Ware einfach als China-Ursprung gelten kann.
Eine über Singapur umgeschlagene Sendung bedeutet nicht, dass der Ursprung Singapur ist.
Hat eine Ware Teile, Bearbeitung oder Montage in verschiedenen Ländern, ist der Ursprung ggf. nach den Ursprungsregeln zu beurteilen.
Ein Ursprungszeugnis ist also kein Nachweis der Logistikroute, sondern ein Dokument über Herkunft, Fertigung, Bearbeitung und Ursprungsqualifikation der Ware.
Im B2B-Import sind häufige Verwendungen des Ursprungszeugnisses:
Bereitstellung von Ursprungsangaben bei der Importverzollung;
interne Ablage beim Käufer;
Beantragung von Zollpräferenzen unter einem bestimmten Handelsabkommen;
Erfüllung von Kunden-, Ausschreibungs- oder Kanalanforderungen;
Vermeidung widersprüchlicher Ursprungsangaben über Dokumente hinweg.
Sie können es sich vorstellen als: die formelle Aussage zum Ursprung dieser Sendung.
Was ist FORM E?
FORM E ist ein im asiatischen Ein-/Ausfuhrhandel oft gehörtes Dokument.
Einfach gesagt hängt FORM E meist mit der Freihandelsvereinbarung zwischen China und ASEAN zusammen. In der Praxis taucht es oft auf, wenn China in bestimmte ASEAN-Länder exportiert und der Käufer damit eine günstigere Zollbehandlung beantragen möchte.
Doch halten Sie FORM E als Einsteiger nicht für eine „Steuerspargarantie“.
Sicherer ist das Verständnis:
FORM E ist ein bestimmtes Format des Ursprungszeugnisses, genutzt unter einem bestimmten Handelsabkommen und in einer bestimmten Importsituation.
Es kann dem Käufer helfen, Zollpräferenzen zu beantragen, aber nur, wenn Ware, HS Code, Ursprungsregeln, ausgestelltes Dokument und Anforderungen des Einfuhrlands alle erfüllt sind.
Erfüllt ein Glied der Kette nicht, bedeutet selbst ein vorliegendes FORM E nicht, dass die Präferenz sicher gewährt wird.
Fragt der Käufer den Lieferanten, ob er FORM E liefern kann, ist das also nicht nur die Frage „können Sie ein Dokument drucken“.
Zu bestätigen ist:
ob diese Ware die Ursprungsqualifikation für FORM E erfüllt;
ob der Lieferant es rechtmäßig beantragen kann;
ob das Dokument rechtzeitig zu Versand oder Verzollung ausgestellt wird;
ob Warenname, Menge, Rechnungsnummer und HS Code auf FORM E zu den anderen Dokumenten passen;
ob der Zollagent des Einfuhrlands die Verwendbarkeit bestätigt.
Das ist alles zusammen zu betrachten.
Was ist FORM AANZ?
FORM AANZ ist ebenfalls ein mit einem Handelsabkommen verbundenes Format des Ursprungszeugnisses.
Es taucht oft in Handelsvereinbarungen rund um ASEAN, Australien und Neuseeland auf. Ob es tatsächlich anwendbar ist, hängt von Ware, Ein-/Ausfuhrländern, Abkommensregeln und lokalen Zollanforderungen ab.
Als Einsteiger müssen Sie nicht gleich alle FORM-Namen unterscheiden.
Merken Sie sich zuerst ein Prinzip:
FORM E, FORM AANZ, FORM D oder ähnliche Dokumente sind in der Regel nicht nur gewöhnliche Dokumentennamen, sondern hängen mit einem bestimmten Handelsabkommen, einem bestimmten Land/einer Region und einer bestimmten Ursprungsqualifikation zusammen.
Sagt der Käufer „wir brauchen FORM E“ oder „können Sie FORM AANZ liefern“, darf der Lieferant also nicht mit einem allgemeinen CO antworten und nicht beliebig ein anderes Dokument ersetzen.
Zuerst ist zu klären, welches Format der Käufer wirklich braucht und ob die Zollseite des Einfuhrlands es akzeptiert.
Im Zweifel lässt der Käufer es am besten zuerst von seinem eigenen Zollagenten bestätigen.
Denn ob es am Ende verwendbar ist, entscheidet der Lieferant nicht einseitig.
Wie hängen Ursprungszeugnis und Zollpräferenzen zusammen?
Viele Käufer interessieren sich für das Ursprungszeugnis, weil es Zollpräferenzen betreffen kann.
Zwischen manchen Ländern oder Regionen bestehen Freihandelsabkommen. Qualifizierte Waren können mit korrektem Ursprungszeugnis beim Import einen niedrigeren Zoll erhalten.
Hier gibt es aber einige Kernpunkte.
Erstens haben nicht alle Waren Präferenzen.
Unter demselben Abkommen können Waren mit unterschiedlichem HS Code unterschiedlich behandelt werden.
Zweitens nutzen nicht alle Länder dasselbe Dokument.
FORM E, FORM AANZ, FORM D und ein allgemeines CO können unterschiedlichen Situationen entsprechen.
Drittens ist ein Dokument nicht automatisch verwendbar.
Dokumenteninhalt, Ausstellungsstelle, Rechnungsangaben, Warenname, HS Code, Transportroute und Ursprungsregeln können alle die Annahme beeinflussen.
Viertens hängt es am Ende vom Zollagenten und Zoll des Einfuhrlands ab.
Der Lieferant kann das Dokument bereitstellen, aber nicht garantieren, dass jedes Einfuhrland es akzeptiert, und auch nicht, wie viel Steuer gespart wird.
Fragen Sie in der Kommunikation also nicht nur „gibt es ein CO“.
Besser fragen Sie:
Kann für diese Ware ein bestimmtes Format des Ursprungszeugnisses geliefert werden?
Welches Format ist es?
Passt es zu Handelsrechnung und Packliste dieser Charge?
Wie viele Tage dauert die Ausstellung?
Hat der Zollagent der Importseite die Verwendbarkeit bestätigt?
So zu fragen ist nützlicher, als nur „können wir Steuer sparen“.
Wer beantragt das Ursprungszeugnis in der Regel?
In der Regel beantragt meist die Exportseite das Ursprungszeugnis.
Also Lieferant, Exporteur oder ein von der Exportseite eingebundener Agent, Handelskammer, zuständige Behörde oder benannte Ausstellungsstelle.
Das bedeutet aber nicht, dass der Käufer sich gar nicht kümmern muss.
Der Käufer muss dem Lieferanten zuerst sagen, welches Dokument er braucht, welches Einfuhrland, ob es Formatvorgaben gibt und ob vor Versand ein Entwurf oder Original nötig ist.
Der Lieferant muss bestätigen, ob er beantragen kann, ob die Ware qualifiziert ist, wie lange das Dokument dauert und ob Kosten entstehen.
Manche Dokumente lassen sich vor Versand vorbereiten.
Manche Dokumente lassen sich erst beantragen, wenn Handelsrechnung, Packliste oder Versanddaten fix sind.
Bei manchen Dokumenten ist die nachträgliche Beschaffung sehr lästig, wenn der Zeitpunkt verpasst wird.
Das Ursprungszeugnis sollte man also nicht erst kurz vor Hafenankunft erfragen.
Hat der Käufer Präferenzbedarf, sollte er das bei Bestellung oder vor Versandbestätigung klar ansprechen.
Welche Angaben auf den Dokumenten müssen zusammenpassen?
Das Ursprungszeugnis steht nicht für sich allein.
Es muss in der Regel zu den anderen Dokumenten passen.
Zum Beispiel:
Handelsrechnung: Handelsparteien, Rechnungsnummer, Warenname, Menge.
Packliste: Warenname, Kartonanzahl, Menge.
Bill of Lading oder Air Waybill: Versandangaben, Empfänger, Schiffs- oder Flugplan.
HS Code oder Warenklassifizierung.
Ursprung, Ausfuhrland, Bestimmungsland.
Sind diese Angaben widersprüchlich, können Zollagent oder Zoll eine Ergänzung verlangen.
Etwa: Weicht der Warenname auf dem CO stark von der CI ab, muss der Käufer ggf. erklären, ob es dieselbe Sendung ist.
Passt die Rechnungsnummer auf dem CO nicht, müssen die Zolldokumente ggf. überarbeitet werden.
Weicht der HS Code auf FORM E von der Importanmeldung ab, kann es zu Rückfragen kommen.
Sind die Versandangaben auf dem B/L mit dem CO inkonsistent, kann eine Ergänzung verlangt werden.
Der Lieferant bestätigt also vor Beantragung des Ursprungszeugnisses am besten, ob CI, PL und B/L-Daten dieser Charge bereits stabil sind.
Erhält der Käufer das Dokument, schaut er nicht nur auf Stempel oder Ausstellung, sondern auch, ob die Kerninformationen zu den anderen Dokumenten passen.
Wann sollte man das Ursprungszeugnis vorab klären?
Sobald diese Sendung Zollpräferenzen, staatliche Vorgaben, Importkanalanforderungen oder interne Dokumentenanforderungen des Käuferunternehmens betreffen kann, sollte man vorab klären.
Besonders in folgenden Fällen:
Der Käufer verlangt ausdrücklich FORM E, FORM AANZ oder ein anderes bestimmtes CO.
Das Einfuhrland kann Zollpräferenzen haben.
Der Warenwert ist hoch und ein Zollsatzunterschied beeinflusst die Kosten deutlich.
Der Käufer braucht formelle Dokumente für eine interne Prüfung.
Die Ware geht in einen großen Kanal, eine Ausschreibung oder einen staatlichen/unternehmerischen Beschaffungsprozess.
Die Ware betrifft Lebensmittelkontakt, Material, Ursprungskennzeichnung oder andere Compliance-Anforderungen.
Fragt man erst nach Versand, ist eine Ergänzung mal rechtzeitig, mal sehr lästig, manchmal beeinflusst sie sogar die Verzollungszeit.
Besser fragt man also bei der Auftragsbestätigung:
Braucht diese Sendung ein Ursprungszeugnis?
Ein allgemeines CO oder ein bestimmtes FORM?
Original, elektronische Datei oder beides?
Vor Versand, vor Ankunft oder vor Verzollung bereitzustellen?
Wer trägt die Antragskosten?
Das vorab zu klären verringert spätere Last-Minute-Engpässe.
Die häufigsten Missverständnisse von Einsteigern
Das erste Missverständnis ist, das Ursprungszeugnis sei die „Made in“-Kennzeichnung.
Die Made-in-Kennzeichnung hängt mit dem formellen Ursprungszeugnis zusammen, ist aber nicht dasselbe. Wo auf der Verpackung der Herstellungsort steht, ist nicht das formelle Dokument für Verzollung oder Zollpräferenzen.
Das zweite Missverständnis ist, jeder Lieferant könne FORM E liefern.
Nicht zwingend. Es hängt von Ware, Lieferantenqualifikation, Exportort, Ursprungsregeln und Ausstellungsanforderungen ab.
Das dritte Missverständnis ist, mit FORM E spare man sicher Steuer.
Nicht zwingend. Ob die Importseite akzeptiert, ob der HS Code passt und ob das Dokument korrekt ist, beeinflusst das Ergebnis.
Das vierte Missverständnis ist, das Ursprungszeugnis lasse sich zuletzt nachreichen.
Manches lässt sich nachreichen, manches kostet Zeit, manches beeinflusst Verzollung oder Präferenzantrag. Klären Sie es am besten von Anfang an.
Das fünfte Missverständnis ist, was der Lieferant liefert, könne der Käufer sicher verwenden.
Ob es am Ende verwendbar ist, hängt von den Vorschriften des Einfuhrlands und dem Urteil der Zollseite ab. Der Käufer lässt es am besten zuerst von seinem Zollagenten bestätigen.
Wie fragt man beim ersten Import sicherer?
Als Einsteiger müssen Sie nicht gleich alle FORM-Namen auswendig lernen.
Sie können Lieferant und Zollagent praktischer fragen.
Den Lieferanten fragen:
Kann für diese Sendung ein allgemeines Certificate of Origin geliefert werden?
Können FORM E, FORM AANZ oder ein anderes bestimmtes Format geliefert werden?
Wie viele Arbeitstage dauert der Antrag?
Entstehen Zusatzkosten?
Zu welcher Handelsrechnung passt das Dokument?
Lässt sich zuerst ein Entwurf zur Bestätigung liefern?
Den Zollagenten fragen:
Gilt für dieses Einfuhrland und diesen HS Code eine bestimmte Zollpräferenz?
Welches Ursprungszeugnis braucht diese Sendung?
Ist das vom Lieferanten gelieferte Format akzeptabel?
Auf welche Felder im Dokument ist besonders zu achten?
Beeinflusst ein spät eintreffendes Dokument Verzollung oder Präferenzantrag?
Das klar zu fragen ist viel besser, als später festzustellen, dass das Dokument nicht verwendbar ist.
Das Ursprungszeugnis ist ein Schlüsselstück im Dokumentenpaket
Für Importeinsteiger wirkt das Ursprungszeugnis anfangs fremd.
Doch wenn Sie bereits wissen, dass die CI die Transaktion, die PL das Packen, der HS Code die Warenklassifizierung und B/L oder AWB Transport und Wareneingang betrifft, lässt sich das CO verstehen als: das Dokument zu Ursprung und Präferenzqualifikation dieser Sendung.
Es wird nicht in jeder Transaktion gebraucht und spart nicht automatisch Steuer.
Doch sobald Zollpräferenzen, Importvorschriften, Ursprungsanforderungen oder interne Käuferdokumente im Spiel sind, wird es sehr wichtig.
Suchen Sie es also nicht erst kurzfristig, wenn der Zollagent fragt, und beruhigen Sie sich nicht nur, weil der Lieferant sagt „können wir liefern“.
Besser fragen Sie vor der Auftragsbestätigung klar: ob nötig, welches Format, wer beantragt, wie lange es dauert, ob es zu den Dokumenten dieser Charge passt und ob die Importseite akzeptiert.
Ist das vorab geklärt, wird das Ursprungszeugnis nicht zum plötzlichen Ärger nach Versand, sondern zu einem planbaren, vorhersehbaren Puzzleteil im gesamten Exportdokumentenpaket.