重點摘要
- 24 小時內回覆——即使是結構化的暫覆——也要回;買方 RFQ 一旦同時丟給多家就會快速失溫。
- 第一版報價就給價格區間(MOQ 階梯 + 樣品費),不要只給一個數字,能提早暴露買方的反對意見。
- 首次回覆就附上 PI 草稿,買方可以直接轉給財務,不需要再多一次往返。
- 追每個階段的掉單率——大部分失單發生在「報價已送」到「PI 已送」之間,不是最後簽約。
# 詢價轉換率提升清單：讓客戶送出 RFQ 後，更容易走到成交
很多 B2B 網站都有詢價表單，但真正收到有效詢價、順利報價、最後成交的比例，常常沒有想像中高。
有些客戶看了產品，卻沒有送出表單。
有些客戶送出詢價，卻資料不完整（買方視角可參考：RFQ 準備清單）。
有些客戶收到報價後，就再也沒有回覆。
有些客戶其實有需求，只是被太複雜的流程、太慢的回覆或太難比較的報價卡住。
所以，詢價轉換率不是只看「表單按鈕放在哪裡」。
真正要看的，是整條流程：
這篇文章整理一份 B2B RFQ 轉換率提升清單，幫助你從表單、回覆、報價和追蹤流程開始優化。
一、先確認：你的 RFQ 是「方便客戶詢價」，還是「讓客戶考試」？
很多詢價表單最大的問題，是一開始就問太多。
例如：
這些資料有些很重要，但不一定都要在第一步就問。
如果客戶只是想先知道大概價格、MOQ、交期和是否能做，表單卻要求他填一大堆細節，他很可能會直接放棄。
比較好的做法是把欄位分成三層：
| 層級 | 欄位類型 | 建議 |
|---|---|---|
| 必填 | 姓名 / 公司 / Email / 詢價產品 / 預估數量 | 先取得基本聯絡與需求 |
| 選填 | 目標市場 / 交貨地 / 包裝需求 / 預計時程 | 有填更好，沒填也能先回覆 |
| 後續補件 | 設計圖、規格書、條碼、包裝檔案、付款條件 | 等初步確認後再要求 |
表單的目的不是一次收齊所有資料，而是先讓客戶願意開始對話。
二、表單欄位要夠清楚，不要讓客戶猜
欄位少不代表隨便做。
B2B 詢價表單最重要的是「問得清楚」。
例如，不要只寫：
數量
可以改成：
預估採購數量 例如：100 pcs、500 pcs、1,000 pcs，若還不確定可填大概範圍。
不要只寫：
規格
可以改成：
想詢問的規格 / 尺寸 / 顏色 若不確定，也可以先填「請協助建議」。
不要只寫：
備註
可以改成：
補充需求 例如：是否需要 OEM、客製 Logo、特殊包裝、出貨到哪個國家。
好的表單不是把客戶問倒，而是讓客戶知道該怎麼回答。
三、讓客戶可以上傳附件，但不要強迫
B2B 詢價常常需要附件，例如：
如果網站完全不能上傳附件，客戶可能要另外寄信，流程就被切斷。
但如果一開始就強迫客戶上傳完整檔案，也會增加門檻。
比較好的設計是：
這樣可以兼顧兩種客戶：
資料齊全的人可以一次提供；還在初步詢問的人也不會被卡住。
四、送出後要立刻告訴客戶「接下來會發生什麼事」
很多 RFQ 表單送出後，只跳出一句：
已送出成功。
這樣其實不夠。
客戶送出詢價後，最想知道的是：
建議送出成功頁或通知信要說清楚：
| 問題 | 建議回覆 |
|---|---|
| 是否收到 | 我們已收到您的詢價需求 |
| 回覆時間 | 通常 1～2 個工作天內回覆 |
| 補件方式 | 若資料不足，我們會先聯絡您確認 |
| 急件處理 | 如有急件，請在備註或回信中標註 |
| 下一步 | 我們會依產品、數量、包裝與交期提供初步報價 |
這會讓客戶比較安心，也能降低「我送出後不知道有沒有成功」的不確定感。
五、回覆速度會影響客戶對專業度的判斷
B2B 報價不一定能馬上給價格，尤其是客製品、OEM、特殊包裝或大量採購。
但就算不能立刻報價，也應該先回覆客戶：你已收到需求，正在確認。
很多供應商的問題不是報價慢，而是完全沒聲音。
客戶等了一天、兩天、三天，沒有任何回應，就會開始找別家。
即使你後來報價比較好，客戶也可能已經把信任感給了更快回覆的供應商。
建議流程：
| 時間 | 動作 |
|---|---|
| 收到詢價當下 | 自動確認信或系統通知 |
| 4～8 小時內 | 人工簡短回覆，確認收到需求 |
| 1 個工作天內 | 若資料不足，提出補件清單 |
| 1～3 個工作天內 | 提供初步報價或說明需要更多時間 |
| 超過 3 天 | 主動告知進度，不要讓客戶空等 |
重點不是每次都要秒回完整報價，而是讓客戶知道你有在處理。
六、報價不要只丟一個單價
很多 B2B 報價失敗，不是因為價格一定太高，而是客戶看不懂報價。
如果你只回：
單價 USD 2.35，MOQ 1,000 pcs。
客戶可能還要再問：
比較好的報價至少要包含：
| 項目 | 說明 |
|---|---|
| 產品名稱 | 避免客戶搞錯品項 |
| 規格 | 尺寸、材質、顏色、版本 |
| 數量 | 報價對應的數量 |
| 單價 | 幣別要清楚 |
| MOQ | 最低訂購量 |
| 包裝 | 是否含彩盒、白盒、OPP、外箱 |
| 打樣費 | 是否收費，是否可退 |
| 模具費 | 是否需要，是否另計 |
| 交期 | 打樣時間、量產時間 |
| 付款條件 | 訂金、尾款、付款方式 |
| 交貨條件 | EXW / FOB / CIF / DDP 等 |
| 報價有效期限 | 例如 7 天、14 天、30 天 |
報價越清楚，客戶越容易內部評估，也越容易把你放進正式比較名單（報價條件總論可參考：供應商報價條件總論）。
七、給客戶比較選項，而不是只給一種答案
B2B 客戶常常不是只比「最低價」（買方比價方式可參考：B2B 報價比較方法），而是在比：
如果你只給一個方案，客戶只能接受或拒絕。
如果你給兩到三個合理選項，客戶比較容易繼續討論。
例如：
| 方案 | 適合情況 |
|---|---|
| 基本方案 | 成本優先，使用標準包裝 |
| 品牌方案 | 加 Logo、彩盒或標籤，適合零售 |
| 穩定出貨方案 | MOQ 較高，但單價較好，適合長期採購 |
你也可以用文字說明：
如果您目前只是測試市場，建議先用標準包裝降低前期成本。 如果已經有通路或品牌需求，可以改用彩盒與條碼標籤。 若後續每月穩定補貨，我們可以再重新評估階梯價格。
這樣客戶會覺得你不是只在賣產品，而是在幫他做採購判斷。
八、報價後要有追蹤節奏，不要只等客戶回信
很多詢價流失在這一步：報價寄出去了，然後就沒有然後了。
供應商可能覺得：「我已經報價了，客人有需要自然會回。」
但客戶可能正在比較供應商、等主管確認、等樣品需求、或只是信件被淹沒。
建議建立簡單的追蹤節奏：
| 時間 | 追蹤內容 |
|---|---|
| 報價後 1～2 天 | 確認是否收到報價，是否需要補充資訊 |
| 報價後 4～5 天 | 詢問是否需要調整數量、包裝或交期 |
| 報價快到期前 | 提醒報價有效期限，確認是否保留條件 |
| 一週後仍無回覆 | 提供簡短替代方案或詢問是否暫緩 |
| 長期未回覆 | 標記為暫停，不要無限追信 |
追蹤不是一直催單，而是幫客戶把下一步變簡單（更新節奏可參考：ETA 更新怎麼講）。
可以這樣寫：
您好，想確認前幾天提供的報價是否有收到。 如果目前數量、包裝或交期還需要調整，也可以告訴我們，我們可以再協助改成比較適合您採購流程的版本。
這種追蹤比單純問「請問有要下單嗎？」更容易得到回覆。
九、把常見問題提前放進報價或頁面
很多客戶其實沒有消失，只是卡在某個問題沒有問出口。
常見問題包括：
如果這些問題每次都要來回問，轉換就會變慢。
你可以在報價信或產品頁加入簡短說明：
常見採購問題： 樣品可先安排，樣品費依產品而定。 OEM 包裝需依數量與設計確認 MOQ。 若需指定貨代或出口文件，請在詢價時一併告知。
這不是把所有細節都寫死，而是先讓客戶知道你有能力處理這些需求。
十、建立內部 RFQ 分級，不要每一筆都用同樣力氣處理
不是每一筆詢價都一樣重要。
有些是認真採購，有些只是比價，有些資料不足，有些需求不符合你的供應能力。
如果所有詢價都用同樣方式處理，團隊會很累，也容易把真正有機會成交的案子漏掉。
可以用簡單分級：
| 等級 | 條件 | 處理方式 |
|---|---|---|
| A 級 | 數量明確、公司資訊清楚、需求符合供應能力 | 優先回覆、主動追蹤 |
| B 級 | 有需求但資料不足 | 先補件，再評估報價 |
| C 級 | 數量太小、需求模糊、只問最低價 | 使用標準回覆或引導基本方案 |
| 不適合 | 不符合品項、法規、MOQ 或服務範圍 | 禮貌回絕或轉介 |
這樣可以讓團隊把時間放在更可能成交的客戶身上，而不是每一筆都從零開始處理。
十一、詢價轉換率可以追蹤哪些指標？
如果你想真的提升 RFQ 轉換率，就不能只憑感覺。
至少可以追蹤：
| 指標 | 意義 |
|---|---|
| 表單瀏覽數 | 有多少人看到詢價頁 |
| 表單送出率 | 看過表單的人有多少真的送出 |
| 有效詢價率 | 送出的詢價中，有多少資料足夠處理 |
| 首次回覆時間 | 從送出到人工回覆花多久 |
| 報價完成率 | 有多少詢價最後成功提供報價 |
| 報價後回覆率 | 客戶收到報價後是否有再回應 |
| 樣品轉換率 | 有多少報價進到樣品階段 |
| 成交率 | 有多少詢價最後變成訂單 |
| 流失原因 | 價格、MOQ、交期、資料不足、無回覆等 |
一開始不用追太複雜。
先知道哪一段掉最多人，就能優先改善那一段。
例如：
十二、RFQ 轉換率提升清單
你可以用這份清單檢查自己的詢價流程。
| 區塊 | 檢查項目 | 是否完成 |
|---|---|---|
| 表單入口 | 產品頁、資源頁、首頁是否容易找到詢價按鈕 | □ |
| 表單欄位 | 必填欄位是否只保留必要資料 | □ |
| 欄位提示 | 數量、規格、包裝、出貨地是否有範例 | □ |
| 附件上傳 | 是否支援圖片、PDF、規格書或雲端連結 | □ |
| 送出成功頁 | 是否說明已收到、多久回覆、下一步 | □ |
| 自動通知 | 客戶與內部窗口是否都收到通知 | □ |
| 首次回覆 | 是否能在合理時間內先確認收到 | □ |
| 補件流程 | 是否有固定補件清單，不用每次重寫 | □ |
| 報價格式 | 是否包含價格、MOQ、交期、付款、包裝、有效期限 | □ |
| 方案選擇 | 是否提供基本 / 品牌 / 長期採購等方案 | □ |
| 常見問題 | 是否提前說明樣品、MOQ、包裝、文件、貨代 | □ |
| 追蹤節奏 | 報價後是否有 1～2 次合理 follow-up | □ |
| 內部分級 | 是否把詢價分成 A / B / C 級處理 | □ |
| 數據追蹤 | 是否追蹤表單送出率、報價率、成交率 | □ |
給客戶的初次回覆範例
當客戶送出 RFQ 後，可以先回這樣的訊息：
您好，已收到您的詢價需求。 我們會先確認產品規格、數量、包裝方式與交期，若資料足夠，會提供初步報價；若還需要補充資訊，會再與您確認。 通常會在 1～2 個工作天內回覆。若這是急件，也可以直接回覆此信告訴我們希望的交期。
這段話不複雜，但可以讓客戶知道你有收到，也知道下一步會怎麼走。
報價後追蹤範例
報價寄出後，如果客戶還沒回，可以這樣追蹤：
您好，想確認前幾天提供的報價是否有收到。 如果目前數量、包裝方式或交期需要調整，我們可以協助改成更適合您採購流程的版本。 若此案暫時還在內部評估，也可以先告訴我們，我們會幫您保留目前的需求紀錄，之後需要時可以接續處理。
這樣的追蹤比較像協助，而不是催促。
UHK B2B 建議：不要只追求更多 RFQ，要追求更容易成交的 RFQ
詢價轉換率提升，不是把所有人都逼著送出表單。
如果表單太鬆，可能收到很多低品質詢價；如果表單太硬，又可能把真正有需求的客戶擋在門外。
比較好的方向是：
B2B 的成交通常不是一次點擊完成，而是從詢價、補件、報價、樣品、確認條件一路走下去。
只要每一步少一點摩擦，客戶就更容易從「我想問問看」走到「我們可以開始合作」。