Lors d’une première commande à un fournisseur étranger, beaucoup se concentrent sur le prix, le délai et le paiement.
Puis, quand le fournisseur dit « la marchandise est prête, on peut expédier », surgit soudain une question :
Comment savoir que ce lot est vraiment sans problème ?
C’est là qu’intervient l’inspection avant expédition.
L’inspection avant expédition ne vise pas à faire de vous un qualiticien professionnel, ni à embêter le fournisseur exprès.
Son vrai but est de confirmer, avant que la marchandise quitte l’usine, quelques points essentiels :
Est-ce bien le lot que vous avez commandé ?
La quantité et le nombre de cartons sont-ils corrects ?
Y a-t-il des erreurs visibles de spécifications, dimensions, couleur, fonction ?
Emballage, étiquettes et informations carton sont-ils conformes à l’accord ?
Y a-t-il un défaut majeur à bloquer d’abord ?
Y a-t-il assez de photos et de traces pour retracer plus tard ?
Car une fois la marchandise sortie du port, embarquée, expédiée par avion ou livrée à votre entrepôt, le coût de traitement d’un problème découvert ensuite est bien plus élevé.
Si, avant expédition, il manque un SKU sur l’étiquette carton, on peut peut-être le recoller le jour même.
Si l’emballage est faux, on peut peut-être réemballer.
Si une dimension est fausse, on peut au moins suspendre l’expédition.
Mais si la marchandise est déjà à votre entrepôt et que vous découvrez de mauvaises specs, un manque ou un mauvais emballage, cela touche retour, réapprovisionnement, remise, retouche, réclamation et traitement en entrepôt.
L’essentiel de l’inspection avant expédition n’est donc pas la perfection, mais de bloquer les gros problèmes avant l’expédition.
Avant l’inspection, confirmez d’abord ce qui sera inspecté
Beaucoup d’inspections échouent non par manque de coopération du fournisseur, mais parce que l’acheteur n’a pas dit clairement ce qu’il faut inspecter.
Vous ne pouvez pas dire seulement au fournisseur :
Envoyez-moi des photos avant l’expédition.
C’est trop vague.
Le fournisseur peut n’envoyer que quelques belles photos produit.
Or vous vouliez voir nombre de cartons, étiquette carton, mode d’emballage, mesures et l’état du lot entier.
Avant l’inspection, confirmez donc au moins :
Quelle commande est inspectée cette fois.
Quels SKU sont inspectés.
La quantité de chaque SKU.
Quelles spécifications inspecter.
Quels emballages regarder.
Quelles photos prendre.
Faut-il suspendre l’expédition en cas de problème.
Qui a autorité pour décider de la mise en route.
Sans cela, le fournisseur traite selon sa propre compréhension.
Vous croyez qu’il vérifiera tout.
Il croit que vous voulez juste quelques photos avant expédition.
Les attentes diffèrent, et la dispute suit facilement.
Étape 1 : rapprocher d’abord la commande, ne pas juger d’abord l’esthétique du produit
La première étape de l’inspection n’est pas de regarder si le produit est joli.
C’est de confirmer d’abord que c’est bien le lot que vous avez commandé.
Rapprochez au moins :
numéro de PO ou de commande ;
nom du produit ;
SKU ;
spécifications ;
dimensions ;
couleur ;
matière ;
mode d’emballage ;
quantité commandée ;
quantité terminée ;
quantité à expédier prévue.
Beaucoup d’erreurs ne sont pas de la mauvaise qualité, mais le mauvais article fabriqué.
Par exemple, vous avez commandé 30 cm, le fournisseur a fait 28 cm.
Vous avez commandé noir mat, il a fait noir brillant.
Vous avez commandé un emballage à l’unité, il a fait du vrac.
Vous avez commandé une étiquette en anglais, il a collé une étiquette dans une autre langue.
Vous avez commandé 1 000 pièces, il n’en prépare que 960 à l’expédition.
Si ces problèmes ne sont pas détectés avant expédition, ils deviennent ensuite de gros ennuis.
La première étape de l’inspection est donc toujours : rapprocher la commande d’abord, regarder la qualité ensuite.
Étape 2 : pour la quantité, regarder le total et le nombre de cartons
Pour la quantité, ne demandez pas seulement au fournisseur :
Le total est-il bon ?
Regardez deux niveaux.
Le premier niveau est la quantité totale.
Le second est la quantité par carton et le nombre total de cartons.
Par exemple, vous commandez 1 000 pièces, le fournisseur dit que le total est 1 000.
Cela paraît correct.
Mais si chaque carton contient 48 pièces, vous devez aussi savoir :
combien de cartons au total ;
combien de pièces par carton ;
s’il y a un carton de fin de série ;
la quantité de ce carton ;
le poids brut de chaque carton ;
les dimensions de chaque carton ;
si l’étiquette carton porte un numéro de carton ;
si les numéros sont continus.
Si nombre de cartons et quantité par carton ne coïncident pas, cela peut ensuite affecter dédouanement, comptage en entrepôt, mise en stock, réception client et écriture d’inventaire (pour le rapprochement CI / PL, voir Qu’est-ce que la facture commerciale et la liste de colisage).
Surtout, une expédition B2B n’a souvent pas qu’un seul SKU.
Si une commande a 5 SKU, confirmez d’autant plus le nombre de cartons et la quantité de chaque SKU, et non le seul total.
Demandez au fournisseur :
photo du nombre total de cartons ;
photo du mode de colisage par carton ;
photo de l’étiquette carton ;
détail de colisage ;
photo du carton de fin de série ;
photo de l’empilage du lot entier avant expédition.
Ces photos ne sont pas forcément jolies, mais très utiles.
Étape 3 : le contrôle d’aspect regarde la « plage acceptable »
Le contrôle d’aspect est le plus propice aux disputes.
Car acheteur et fournisseur ressentent souvent le « défaut » différemment.
L’acheteur trouve qu’une rayure en face avant fera renvoyer la marchandise.
Le fournisseur trouve que c’est une petite trace sans effet d’usage.
L’acheteur trouve un logo décalé laid.
Le fournisseur trouve que c’est une tolérance normale.
L’acheteur trouve la couleur fausse.
Le fournisseur trouve que c’est l’éclairage.
À l’inspection, ne dites donc pas seulement :
L’aspect ne doit pas avoir de défaut.
La qualité doit être bonne.
Ce doit être comme l’échantillon.
C’est trop vague.
Mieux vaut préciser les cas acceptables et inacceptables.
Par exemple :
la zone visible en face avant ne doit pas avoir de rayure, fissure, enfoncement ou casse marqués ;
les bords ne doivent pas avoir de bavure coupante ;
le logo ne doit pas être de travers, flou ou déteint ;
la couleur doit être proche de l’échantillon validé, une légère variation de lot étant acceptable ;
l’emballage ne doit pas être nettement abîmé, sali ou humide ;
le produit ne doit pas avoir d’odeur, de contamination ou de moisissure ;
une légère différence d’aspect sans effet d’usage est acceptable, mais à photographier.
Pour un produit de présentation, en coffret, ou à emballage retail, le standard d’aspect doit être plus précis.
Pour un produit outil, consommable ou à usage interne, privilégiez fonction et sécurité plutôt que chaque petite trace.
Le contrôle d’aspect n’est pas « plus strict, mieux c’est », mais doit correspondre à votre scénario de vente (le standard doit revenir à Golden Sample et tolérance).
Étape 4 : contrôler dimensions, poids, contenance par échantillonnage, pas seulement la fiche technique
Les spécifications annoncées par le fournisseur ne garantissent pas une conformité totale avant expédition.
Dimensions, poids, contenance, épaisseur sont à contrôler par échantillonnage.
Demandez au fournisseur :
photo de la mesure de dimensions ;
photo de la mesure au pied à coulisse ;
photo de la pesée ;
photo du test de contenance ;
photo de la mesure d’épaisseur ;
gros plan des cotes clés ;
résultats de mesure de plusieurs échantillons.
Pour des articles de cuisine, on regarde souvent :
diamètre ;
hauteur ;
longueur ;
largeur ;
épaisseur ;
contenance ;
poids ;
longueur du manche ;
dimensions du couvercle ;
diamètres intérieur et extérieur ;
dimensions après emballage.
Un petit écart de dimension est parfois sans importance.
Mais il peut affecter empilage, assemblage, emballage, mise en rayon, stockage ou usage.
Par exemple :
si la boîte de rangement n’est pas à la bonne dimension, le couvercle peut ne pas fermer ;
si l’assiette n’est pas à la bonne dimension, la boîte d’emballage prévue peut ne pas la contenir ;
si l’accessoire n’est pas à la bonne dimension, il peut ne pas s’assembler au produit principal ;
si le carton extérieur n’est pas à la bonne dimension, cela peut affecter le poids volumétrique et le fret ;
si la contenance est fausse, la fiche produit et l’usage réel divergent.
Ne vous fiez donc pas à la seule confirmation orale du fournisseur pour les dimensions.
Il faut des photos, des instruments de mesure, des chiffres.
Étape 5 : pour un produit à fonction, exigez une vidéo
Certains produits paraissent corrects d’aspect, mais la fonction peut être défaillante.
Beaucoup de problèmes ne se voient pas sur photo.
Par exemple :
le couvercle ne ferme pas ;
le clip est trop lâche ;
l’interrupteur coince ;
l’étanchéité est mauvaise ;
le couvercle de gobelet fuit ;
le manche est lâche ;
la boîte de rangement s’empile mal ;
le couteau ne coupe pas ;
la roulette ne roule pas ;
la structure pliante coince ;
la touche de l’appareil ne réagit pas ;
l’accessoire ne se monte pas.
Si le produit a ouverture/fermeture, assemblage, étanchéité, charge, rotation, pliage, pression, glissement ou fonction électrique, n’exigez pas seulement des photos.
Exigez une vidéo.
La vidéo n’a pas à ressembler à une publicité, mais à montrer si la fonction est normale.
Par exemple :
test d’étanchéité du couvercle de gobelet ;
test d’ouverture/fermeture du couvercle ;
ouverture/fermeture répétée du clip ;
processus d’assemblage ;
charge du produit ;
démonstration de coupe du couteau ;
pliage ;
stabilité d’empilage ;
test de mise sous tension de l’appareil.
Si vous ne regardez que des photos d’aspect, une défaillance de fonction passe facilement inaperçue.
Surtout en achat B2B à grande quantité, découvrir un problème de fonction après l’arrivée coûte très cher à traiter.
Étape 6 : inspecter aussi emballage et étiquette, pas seulement le produit
Beaucoup de débutants n’inspectent que le produit, pas l’emballage.
C’est une erreur très courante.
Pour l’achat B2B, emballage et étiquette font aussi partie de la qualité.
Un mauvais emballage peut causer :
dommages de transport ;
impossibilité d’identification en entrepôt ;
confusion à la réception client ;
code-barres non scannable ;
incohérence entre informations carton et documents ;
échec de mise en stock sur plateforme ;
emballage retail non listable directement ;
client jugeant le produit non professionnel.
Confirmez au moins :
si le mode d’emballage intérieur est correct ;
si la quantité par paquet est correcte ;
s’il y a un matériau de protection ;
s’il y a un autocollant ou code-barres spécifié ;
si le carton extérieur est solide ;
si ses dimensions sont correctes ;
si son poids brut est plausible ;
si l’étiquette carton est complète ;
si SKU, désignation, quantité, numéro de carton sont clairs ;
s’il y a marquage fragile, anti-humidité, sens ;
si cela répond aux exigences de mise en stock du client ou de la plateforme.
Si votre marchandise va dans un entrepôt client, plateforme, Amazon ou chaîne de distribution, emballage et étiquette ne s’inspectent pas une fois la marchandise arrivée (pour le test d’emballage, voir Journal de test de chute du carton).
Car certains entrepôts soit n’acceptent pas, soit facturent des frais de traitement supplémentaires.
L’emballage n’est pas un détail.
Il affecte transport, mise en stock, vente et expérience client.
Étape 7 : des photos exploitables, pas seulement jolies
Le fournisseur envoie parfois beaucoup de photos, mais elles n’ont pas forcément de valeur d’inspection.
Un produit bien mis en scène ne permet pas de juger quantité, spécifications, emballage et état du lot.
Les photos d’inspection doivent être exploitables.
Demandez au fournisseur :
photos des cartons du lot entier ;
photos de l’empilage en entrepôt ;
photos recto-verso du produit de chaque SKU ;
photos de l’emballage intérieur de chaque SKU ;
photos de colisage après ouverture du carton ;
gros plan de l’étiquette carton ;
photo du numéro de carton ;
photos de mesure de dimensions ;
photo de pesée ;
vidéo de test de fonction ;
gros plan des défauts ;
photos après correction ;
photos de fermeture avant expédition.
Suivez quelques règles de base :
ne photographiez pas que des détails, montrez l’ensemble ;
montrez de préférence produit et instrument de mesure sur la même photo ;
photographiez l’étiquette carton nettement, sans flou ;
photographiez les points problématiques de près, plus une vue éloignée pour situer ;
pour une commande multi-SKU, photographiez par SKU, sans tout mélanger ;
s’il y a un carton de fin de série, photographiez-le spécialement.
Une bonne photo d’inspection n’est pas pour faire joli.
Elle est pour que vous puissiez juger et avoir une trace consultable plus tard.
Auto-contrôle fournisseur et inspection tierce, quelle différence ?
L’inspection avant expédition peut se faire de plusieurs façons.
La plus simple est l’auto-contrôle fournisseur.
C’est-à-dire demander au fournisseur de vérifier lui-même, puis de fournir photos, vidéos, données de colisage et résultat.
Cette méthode est peu coûteuse et rapide, adaptée à :
petites commandes ;
commandes d’échantillon ;
premières commandes test ;
faibles montants ;
fournisseur historiquement stable ;
produit à faible risque ;
quand vous voulez juste confirmer specs de base et emballage.
Mais l’auto-contrôle a aussi des limites.
Comme le fournisseur est lui-même l’expéditeur, il peut ne photographier que les bons échantillons et ignorer les détails qui vous tiennent à cœur.
Si la commande est de gros montant, le risque qualité élevé, le client exigeant, ou le fournisseur a déjà eu des problèmes, envisagez une inspection tierce.
L’inspection tierce convient à :
grosse production formelle ;
produit à prix unitaire élevé ;
produit à coût de retour élevé ;
produit à risque de sécurité ou réglementaire ;
entrée directe en entrepôt client ou plateforme ;
quand vous ne pouvez pas inspecter en personne ;
première collaboration, confiance encore insuffisante ;
quand le client exige un rapport d’inspection.
L’inspection tierce n’est pas une panacée et ne garantit pas un lot totalement sans problème.
Mais elle fournit un relevé d’échantillonnage plus neutre, pour ne pas dépendre des seules photos du fournisseur.
Un débutant peut commencer par l’auto-contrôle, mais doit savoir quand passer à l’inspection tierce.
En cas de problème, suspendez d’abord l’expédition, ne vous disputez pas sur la responsabilité
Si l’inspection révèle un problème, la première chose n’est pas de se disputer la responsabilité.
C’est de confirmer d’abord :
quel est le problème ;
combien de pièces touchées ;
si c’est un seul échantillon ;
si tout le lot a le même problème ;
si c’est réparable ;
comment le prouver après réparation ;
s’il faut réinspecter ;
s’il faut suspendre l’expédition.
Si le problème peut toucher tout le lot, demandez d’abord au fournisseur de suspendre.
Vous pouvez écrire :
Please hold the shipment first. We need to clarify the issue before release.
Ou en français :
Merci de suspendre d’abord l’expédition ; nous organiserons la mise en route une fois ce problème clarifié.
Si c’est un petit problème, demandez des photos ou données complémentaires.
Si l’emballage est faux, demandez de réemballer puis photographier.
Si l’étiquette est fausse, demandez de réétiqueter puis photographier.
En cas de doute sur les dimensions, demandez de remesurer 5 à 10 échantillons.
En cas de problème de fonction, demandez un nouveau test avec vidéo.
En cas de taux de défaut, demandez un réexamen du lot et le report du nombre de défectueux.
Ne dites pas seulement :
Ça ne va pas, améliorez.
C’est trop vague.
Dites clairement ce que vous attendez de l’autre partie.
Quels traitements courants ?
Un problème avant expédition ne signifie pas forcément annuler la commande.
Traitements courants :
photos complémentaires ;
données de mesure complémentaires ;
réétiquetage ;
réemballage ;
remplacement des défectueux ;
ajout d’accessoires ;
retouche ;
réexamen du lot ;
report d’expédition ;
expédition fractionnée ;
acceptation avec remise ;
amélioration au lot suivant ;
suspension d’expédition en cas de problème majeur.
Le traitement dépend de la gravité (pour la classification, voir Critical / Major / Minor — comment classer).
S’il manque juste un SKU sur l’étiquette carton, un réétiquetage suffit en général.
Pour de légères marques d’écrasement sur l’emballage, des photos peuvent confirmer que le contenu est intact.
Si le logo est mal imprimé, une retouche ou refabrication peut être nécessaire.
En cas d’erreur de matière, on ne l’accepte pas à la légère.
En cas de risque de sécurité, suspendez l’expédition et clarifiez la cause (pour le processus d’escalade, voir Processus d’escalade qualité).
Ne traitez pas tous les problèmes de la même façon.
Exiger une refabrication complète pour un petit problème paraîtra déraisonnable au fournisseur.
N’exiger qu’une amélioration au lot suivant pour un gros problème vous fait porter le risque.
Les oublis les plus fréquents des débutants
Premièrement, ne pas rapprocher d’abord PO et SKU.
Regarder les seules photos produit, et l’erreur porte sur specs, couleur ou version d’emballage.
Deuxièmement, ne demander que le total, pas le nombre de cartons.
Le total paraît bon, mais quantité par carton, carton de fin de série, numéro et étiquette carton peuvent être faux.
Troisièmement, ne regarder que le produit, pas l’emballage.
Le produit est correct, mais emballage faux, étiquette fausse, carton fragile font tout de même échouer ensuite.
Quatrièmement, ne regarder que des photos, sans exiger de vidéo.
Pour un produit à fonction, les photos seules manquent facilement ouverture, étanchéité, assemblage et usage.
Cinquièmement, ne pas exiger de photos de mesure.
Dimensions, poids, contenance sur la seule parole du fournisseur ne sont pas assez fiables.
Sixièmement, en cas de problème, dire seulement que la qualité est mauvaise.
Sans position, quantité, niveau et exigence de traitement, le fournisseur peut difficilement répondre.
Septièmement, laisser passer un problème majeur en pressant l’expédition.
Certains problèmes coûtent bien plus à traiter après l’arrivée si on ne les bloque pas avant.
Huitièmement, ne pas conserver de traces.
Photos, vidéos, échanges, résultats d’inspection et confirmation de mise en route sont à conserver.
L’achat B2B ne regarde pas que cette expédition, mais doit donner au réapprovisionnement un standard traçable.
Exigence d’inspection avant expédition à donner directement au fournisseur
Si vous ne savez pas comment l’aborder, utilisez d’abord cette version simple :
Merci de fournir avant expédition les éléments suivants pour confirmation :
Cette exigence n’est pas complexe, mais bloque beaucoup de problèmes de base.
Adaptez-la selon le produit.
Pour du couvert, ajoutez aspect, bords, casse, protection d’emballage.
Pour un produit d’étanchéité, ajoutez test de fuite ou d’étanchéité.
Pour un appareil, ajoutez mise sous tension et test de fonction.
Pour un produit destiné à une plateforme, ajoutez code-barres, étiquette et spécifications carton.
Le point n’est pas d’utiliser la même fiche à chaque fois, mais de toujours penser d’abord :
Où ce produit risque-t-il le plus de poser problème ?
La checklist d’inspection avant expédition la plus simple
Utilisez d’abord cette checklist simple :
Le numéro de commande coïncide-t-il.
Les SKU coïncident-ils.
Spécifications, dimensions, couleur coïncident-ils.
La quantité coïncide-t-elle.
La quantité par carton est-elle correcte.
Le nombre total de cartons est-il correct.
Le carton de fin de série est-il clairement marqué.
Le produit a-t-il un défaut d’aspect marqué.
Dimensions, poids, contenance sont-ils contrôlés par échantillonnage.
La fonction est-elle testée par échantillonnage.
L’emballage intérieur est-il correct.
Le carton extérieur est-il solide.
L’étiquette carton est-elle correcte.
SKU, quantité, numéro de carton sont-ils clairs.
Y a-t-il des photos du lot entier.
Y a-t-il des photos de colisage.
Y a-t-il des photos de mesure.
Y a-t-il une vidéo de fonction.
Y a-t-il une anomalie à traiter.
La mise en route est-elle confirmée.
Cette fiche n’est pas un standard QC complet, mais convient bien au débutant.
Elle vous rappelle au moins de ne pas valider la mise en route sur quelques belles photos produit.
Conclusion : l’inspection avant expédition laisse le problème à traiter en usine
L’inspection avant expédition ne garantit pas zéro défaut.
Sa valeur est de réduire le risque.
Ce qui compte vraiment :
avoir confirmé commande et SKU avant expédition ;
avoir confirmé quantité et nombre de cartons ;
avoir confirmé aspect, dimensions, fonction ;
avoir confirmé emballage, étiquette et carton ;
avoir laissé photos, vidéos et traces ;
avoir suspendu l’expédition en cas de problème majeur ;
avoir fait connaître votre standard d’acceptation au fournisseur.
Pour l’achat B2B, beaucoup de problèmes ne sont pas intraitables, mais découverts trop tard.
Découvert avant expédition, c’est un problème d’usine.
Découvert à l’entrepôt, cela devient votre problème de stock, de réclamation et de coût.
Un premier achat n’a pas à rendre l’inspection aussi complexe qu’une grande entreprise.
Mais prenez au moins une habitude :
Avant que la marchandise sorte, ne demandez pas seulement « peut-on expédier ? »
Demandez :
Ce lot, ai-je assez d’éléments pour juger qu’on peut le mettre en route ?